Success factors of digitalization and process optimization in indirect procurement categories : development of a stronger function
Saharinen, Toni (2025)
Pro gradu -tutkielma
2025
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025042430195
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025042430195
Tiivistelmä
This thesis studies the characteristics of indirect procurement - a category of procurement that has historically seen lower attention compared to its counterpart, direct procurement. With direct correlation with the competitiveness of organizations, indirect procurement plays a key part in management of organizational resources efficiently.
Digitalization plays a pivotal role in lowering costs, reducing uncertainty, and overall performance of the function. The purpose of this study is to examine the current level of digitalization of a case companies indirect procurement function and in addition, present action points that can be used to further develop the function. It uses existing literature to build a strong understanding around procurement process digitalization and uses it to carry out an as-is review of the case function and a future capabilities assessment.
The results suggest indirect procurement finds itself in a reactive role, rather than a preemptive one. Increasing the performance of the function can be achieved by understanding the entirety of existing processes, tools, and technologies and assessing new solutions from the perspective of technological, organizational, and environmental factors. Tässä opinnäytetyössä tutkitaan epäsuorien hankintojen ominaispiirteitä - hankintakategoriaa, johon on historiallisesti kiinnitetty vähemmän huomiota verrattuna vastaavasti suoriin hankintoihin. Suorassa korrelaatiossa organisaatioiden kilpailukyvyn kanssa, epäsuorat hankinnat ovat avainasemassa organisaatioiden resurssien tehokkaassa hallinnassa.
Digitalisaatiolla on keskeinen rooli kustannusten alentamisessa, epävarmuuden vähentämisessä ja toiminnon yleisessä suorituskyvyssä. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tarkastella tapausyrityksen epäsuorien hankintojen toiminnon nykyistä digitalisoitumistasoa ja lisäksi luoda ehdotuksia, joilla toimintoa voidaan kehittää edelleen. Tutkielma käyttää olemassa olevaa kirjallisuutta rakentaakseen vahvan ymmärryksen hankintaprosessien digitalisoinnista ja käyttää sitä tapauksen toiminnan sellaisenaan arvioimiseen ja tulevaisuuden valmiuksien arvioimiseen.
Tutkimus osoittaa epäsuorien hankintojen olevan reaktiivisessa roolissa organisaatiossa. Ennakoivaan ja strategiseen roolin pääsemiseksi funktion tulee kerätä täysi ymmärrys sen prosesseista, työkaluista, ja teknologioista ja arvioida uusia ratkaisuja teknologisten, organisaationallisten, ja ympäristöllisten tekijöiden kautta.
Digitalization plays a pivotal role in lowering costs, reducing uncertainty, and overall performance of the function. The purpose of this study is to examine the current level of digitalization of a case companies indirect procurement function and in addition, present action points that can be used to further develop the function. It uses existing literature to build a strong understanding around procurement process digitalization and uses it to carry out an as-is review of the case function and a future capabilities assessment.
The results suggest indirect procurement finds itself in a reactive role, rather than a preemptive one. Increasing the performance of the function can be achieved by understanding the entirety of existing processes, tools, and technologies and assessing new solutions from the perspective of technological, organizational, and environmental factors.
Digitalisaatiolla on keskeinen rooli kustannusten alentamisessa, epävarmuuden vähentämisessä ja toiminnon yleisessä suorituskyvyssä. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tarkastella tapausyrityksen epäsuorien hankintojen toiminnon nykyistä digitalisoitumistasoa ja lisäksi luoda ehdotuksia, joilla toimintoa voidaan kehittää edelleen. Tutkielma käyttää olemassa olevaa kirjallisuutta rakentaakseen vahvan ymmärryksen hankintaprosessien digitalisoinnista ja käyttää sitä tapauksen toiminnan sellaisenaan arvioimiseen ja tulevaisuuden valmiuksien arvioimiseen.
Tutkimus osoittaa epäsuorien hankintojen olevan reaktiivisessa roolissa organisaatiossa. Ennakoivaan ja strategiseen roolin pääsemiseksi funktion tulee kerätä täysi ymmärrys sen prosesseista, työkaluista, ja teknologioista ja arvioida uusia ratkaisuja teknologisten, organisaationallisten, ja ympäristöllisten tekijöiden kautta.