Optimization through procurement centralization : a single case study in the field of vocational education
Heikkilä, Ester (2025)
Pro gradu -tutkielma
2025
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025050234826
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025050234826
Tiivistelmä
The quality of vocational education is at risk as the savings pressure for public organizations gets higher each year unless successful research on alternative sources of cost savings is conducted. Increased procurement proactiveness and the structural decisions regarding the ideal level of centralization have a direct effect on organizational cost-effectiveness. Therefore, the aim of this master’s thesis is to examine how public procurement could be reorganized from a reactive decentralized model towards a proactive centralized model. For this purpose, a case study is conducted in the field of vocational education.
The research was conducted as a qualitative single case study. Insights gathered from semi-structured interviews were utilized as the primary data and analysed using the content analysis method. Additionally, secondary data were gathered from a previously conducted benchmark.
According to the research findings, the current state of vocational education, and the challenges related to the decentralized model such as lack of proactive planning and maverick buying behavior, drove the case organization to centralize their procurement. Additionally, the benefits of centralization were perceived as better in line with the objectives of the case organization’s procurement reorganization process. Based on the findings, a new procurement process was built, and multiple suggestions were made on how to implement the centralization in each step. These recommendations include, for instance, measures that improve the case organization’s resource allocation. Ilman vaihtoehtoisiin säästökohteisiin keskittyvää tutkimusta on vaarana, että ammatillisen koulutuksen laatu on uhattuna julkisiin organisaatioihin kohdistuvien säästöpaineiden kasvaessa. Hankinnan proaktiivisuuden lisäämisellä ja rakenteellisilla päätöksillä ihanteellisesta keskittämisen tasosta voidaan suoraan vaikuttaa organisaation kustannustehokkuuteen. Tämän pro gradu -työn tavoitteena on tutkia, kuinka julkinen hankinta voidaan uudelleenorganisoida reaktiivisesta hajautetusta mallista kohti proaktiivista keskitettyä mallia. Tähän liittyvä tapaustutkimus toteutettiin ammatillisen koulutuksen alalla.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksen pääaineistona käytettiin puolistrukturoitujen haastattelujen havaintoja, joita analysoitiin sisällön analyysimenetelmällä. Lisäksi sekundääriaineistoa kerättiin aiemmin toteutetusta vertailuanalyysistä.
Tutkimustulosten mukaan ammatillisen koulutuksen nykytila ja hajautettuun hankintamalliin liittyvät haasteet kuten ennakoinnin puute ja ohjeista piittaamaton hankintakäyttäytyminen ajoivat tutkimuksen kohteena olevan organisaation keskittämään hankintatoimensa. Tämän lisäksi keskittämisen hyötyjen katsottiin vastaavan paremmin organisaation hankinnan uudelleenorganisointiprosessin tavoitteita. Tutkimustuloksiin pohjautuen hahmoteltiin uusi hankintaprosessimalli ja tehtiin useita ehdotuksia keskittämisen toteuttamiseksi hankintaprosessin eri vaiheissa. Näihin ehdotuksiin kuuluvat muun muassa toimet, jotka parantavat organisaation resurssien kohdentamista.
The research was conducted as a qualitative single case study. Insights gathered from semi-structured interviews were utilized as the primary data and analysed using the content analysis method. Additionally, secondary data were gathered from a previously conducted benchmark.
According to the research findings, the current state of vocational education, and the challenges related to the decentralized model such as lack of proactive planning and maverick buying behavior, drove the case organization to centralize their procurement. Additionally, the benefits of centralization were perceived as better in line with the objectives of the case organization’s procurement reorganization process. Based on the findings, a new procurement process was built, and multiple suggestions were made on how to implement the centralization in each step. These recommendations include, for instance, measures that improve the case organization’s resource allocation.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksen pääaineistona käytettiin puolistrukturoitujen haastattelujen havaintoja, joita analysoitiin sisällön analyysimenetelmällä. Lisäksi sekundääriaineistoa kerättiin aiemmin toteutetusta vertailuanalyysistä.
Tutkimustulosten mukaan ammatillisen koulutuksen nykytila ja hajautettuun hankintamalliin liittyvät haasteet kuten ennakoinnin puute ja ohjeista piittaamaton hankintakäyttäytyminen ajoivat tutkimuksen kohteena olevan organisaation keskittämään hankintatoimensa. Tämän lisäksi keskittämisen hyötyjen katsottiin vastaavan paremmin organisaation hankinnan uudelleenorganisointiprosessin tavoitteita. Tutkimustuloksiin pohjautuen hahmoteltiin uusi hankintaprosessimalli ja tehtiin useita ehdotuksia keskittämisen toteuttamiseksi hankintaprosessin eri vaiheissa. Näihin ehdotuksiin kuuluvat muun muassa toimet, jotka parantavat organisaation resurssien kohdentamista.