The development of procurement planning for investment projects

Abstract

This master’s thesis studies the development of procurement planning for investment projects. The aim of the thesis is to provide additional information and understanding of the importance of project procurement planning and ways to develop it to ensure proactivity in procurement. The thesis is commissioned by a large Finnish industrial company that operates globally. The research is conducted as a qualitative single case study.

The primary data of the research is collected through semi-structured interviews from fifteen employees of the company. There are four themes found from the interviewees: current state, minimum requirements, needed roles and their qualities and cost management in procurement planning for investment projects. The findings from these themes show that most of the issues regarding project procurement planning come from lack of communication and involvement. The minimum requirements in project procurement planning consist of a clear project scope and resources which require assigned roles with corresponding capabilities.

This research finds that the main ways to develop a proactive project procurement planning process are increasing communication and collaboration, focusing on minimum requirements, declaring clear roles and responsibilities along with providing extensive training. The research emphasizes the importance of project procurement planning to be great and it being a crucial factor for successful projects. However, the research identifies that projects are unique of nature and have varying complexity which impacts the project procurement planning.

Tämä pro gradu -tutkielma tarkastelee investointiprojektien hankintasuunnittelun kehittämistä. Tutkielman tavoitteena on tarjota lisätietoa ja ymmärrystä hankintasuunnittelun merkityksestä projekteissa sekä keinoista kehittää sitä proaktiivisen hankinnan varmistamiseksi. Tutkielma on tehty toimeksiantona suurelle suomalaiselle globaalisti toimivalle teollisuusyritykselle. Tutkimus toteutetaan laadullisena tapaustutkimuksena.

Tutkimuksen ensisijainen aineisto on kerätty puolistrukturoiduilla haastatteluilla, joihin osallistui viisitoista kohdeyrityksen työntekijää. Haastatteluista nousi esiin neljä pääteemaa: nykytila, vähimmäisvaatimukset, tarvittavat roolit ja niiden ominaisuudet sekä kustannusten hallinta investointiprojektien hankintasuunnittelussa. Teemojen löydöksien perusteella voidaan todeta, että suurin osa projektihankintasuunnittelun haasteista johtuu puutteellisesta viestinnästä ja osallistamisesta. Projektihankintasuunnittelun vähimmäisvaatimukset muodostuvat selkeästä projektin laajuudesta ja resursseista, jotka edellyttävät nimettyjä rooleja ja niissä tarvittavaa osaamista.

Tutkimuksessa havaitaan, että keskeisimmät keinot proaktiivisen projektihankinnan suunnitteluprosessin kehittämiseen ovat viestinnän ja yhteistyön lisääminen, keskittyminen vähimmäisvaatimuksiin, selkeiden roolien ja vastuiden määrittely sekä laaja koulutus. Tutkimus korostaa projektihankintasuunnittelun merkitystä suureksi ja sen roolia projektien onnistumisessa. Tutkimus tuo kuitenkin esiin, että projektit ovat luonteeltaan ainutlaatuisia ja niiden vaihteleva kompleksisuus vaikuttaa projektihankintasuunnitteluun.