Drivers and barriers for employee engagement in internal communication channels in multinational B2B enterprises : a case study for a global engineering company

Abstract

In multinational organizations where teams are dispersed across borders, effective internal communication has become a key driver of organizational success. This thesis examines the drivers and barriers for employee engagement in internal communication channels, with a primary focus on internal social media platforms. Additionally, the role of artificial intelligence in supporting internal communication processes and employee participation is explored. Ultimately, this thesis aims to provide insights for improving employee engagement on internal social media in multinational business-to-business enterprises.

The research is conducted as a case study for the System Drives division within ABB, a global engineering company. The study applies a mixed methods approach, combining a quantitative survey with qualitative interviews to gain a comprehensive understanding of employee behavior within internal communication platforms. The research is grounded on the Theory of planned behavior, Self-determination theory, and Employee involvement and participation theory.

The results indicate that perceived managerial encouragement, recognition, personal motivation to help colleagues, and a positive organizational culture are drivers for engagement on internal social media. Key barriers include time constraints, fear of judgment, poor platform functionality and lack of understanding of the purpose and benefits of internal social media. To improve engagement, multinational enterprises should clarify the platform’s purpose, encourage managers to lead by example and promote authentic participation while offering tailored support based on employees’ user profiles. Additionally, artificial intelligence can be leveraged to support internal communication by improving content creation and reducing participation barriers, although its adoption was found to be limited within the case organization.

Monikansallisissa organisaatioissa, joissa työryhmät toimivat hajautuneesti lukuisissa eri maissa, tehokas sisäinen viestintä on muodostunut keskeiseksi menestystekijäksi. Tämä pro gradu -tutkielma tarkastelee työntekijöiden ajureita ja esteitä sitoutumiselle sisäiseen viestintään, keskittyen erityisesti yritysten sisäisen sosiaalisen median alustoihin. Lisäksi tutkielmassa tarkastellaan tekoälyn roolia sisäisen viestinnän tukemisessa ja työntekijöiden osallistamisen edistämisessä. Tutkielma pyrkii tuottamaan kehitysehdotuksia siitä, miten monikansalliset yritysmyyntiorganisaatiot voivat parantaa työntekijöidensä sitoutuvuutta sisäisessä sosiaalisessa mediassa.

Tutkielman empiirinen osa tehtiin tapaustutkimuksena ABB:n System Drives -divisioonalle, joka toimii globaalisti insinööriteollisuuden alalla. Tutkimus toteutettiin monimenetelmällisesti yhdistämällä tietoa kvantitatiivisen kyselyn sekä kvalitatiivisten haastattelujen perusteella, jonka pohjalta pyrittiin muodostamaan kokonaisvaltainen ymmärrys työntekijöiden käyttäytymisestä sisäisen viestinnän kanavissa. Tutkielman teoreettisena pohjana toimivat suunnitellun käyttäytymisen teoria, itseohjautuvuusteoria sekä työntekijöiden sitouttamisen ja osallistamisen teoria.

Tutkielman tulokset osoittavat, että esihenkilöiden tuki, saatu tunnustus, henkilökohtainen halu auttaa kollegoita sekä positiivinen organisaatiokulttuuri toimivat ajureina sisäisen sosiaalisen median käytölle. Sen sijaan keskeisiä esteitä osallistumiselle ovat ajanpuute, pelko tuomituksi tulemisesta, alustan heikko toimivuus sekä epäselvyys sisäisen sosiaalisen median tarkoituksesta ja hyödyistä. Sitoutuvuuden lisäämiseksi monikansallisten yritysten tulisi selkeyttää alustan käyttötarkoitusta, kannustaa esihenkilöitä johtamaan esimerkillä ja edistää aitoa osallistumista tarjoamalla kohdennettua tukea työntekijöiden käyttäjäprofiilien mukaan. Lisäksi tekoälyä hyödyntämällä voidaan edistää sisäisen viestinnän prosesseja muun muassa tehostamalla sisällöntuotantoa ja alentamalla työntekijöiden osallistumiskynnystä. Tekoälyn käytön todettiin kuitenkin olevan vielä rajallista tapausorganisaatiossa.