AI and change management best practices in consulting : what factors support a successful AI transformation?

Abstract

This thesis investigates how organizations can successfully implement artificial intelligence (AI) while managing organizational change effectively. Although AI offers significant opportunities for innovation and efficiency, many organizations struggle with adoption due to human and cultural challenges rather than technical ones. This study focuses on identifying the key enablers and barriers of successful AI transformation, with a particular emphasis on change management practices within consulting contexts.

A qualitative research approach was applied, combining a literature review with thematic interviews. The empirical data was collected from seven professionals working in AI-related consulting and transformation roles across both public and private sectors. The analysis was conducted using thematic coding and the Gioia method, with the ADKAR model used as a conceptual framework to explore individual-level change readiness.

The findings indicate that leadership engagement, psychological safety, communication, and a supportive organizational culture are critical for AI success. The results show that AI adoption is not only a technical upgrade but also a social process that requires trust, flexibility, and continuous learning. While structured frameworks like ADKAR help guide the change process, success also depends on adapting these models to organizational context and employee needs.

This study contributes to academic research by applying change management theory to a rapidly evolving technological field. It also provides practical insights for consultants and leaders responsible for supporting AI initiatives. The research highlights the importance of addressing emotional and behavioural dimensions of change to ensure lasting impact.

Tämä pro gradu -tutkielma tarkastelee, kuinka organisaatiot voivat onnistuneesti ottaa käyttöön tekoälyä (AI) halliten samalla organisaatiomuutosta tehokkaasti. Vaikka tekoäly tarjoaa merkittäviä mahdollisuuksia innovaatioon ja tehokkuuteen, monet organisaatiot kohtaavat haasteita käyttöönotossa inhimillisten ja kulttuuristen tekijöiden, ei niinkään teknologian, vuoksi. Tutkimus keskittyy tunnistamaan onnistumista edistäviä ja estäviä tekijöitä tekoälymuutoksissa, erityisesti konsultoinnin näkökulmasta.

Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullista lähestymistapaa, yhdistäen kirjallisuuskatsaus ja temaattiset haastattelut. Empiirinen aineisto kerättiin seitsemältä asiantuntijalta, jotka työskentelevät tekoälyn parissa muutosta tukevissa rooleissa yksityisellä ja julkisella sektorilla. Aineisto analysoitiin temaattisen koodauksen ja Gioia-menetelmän avulla. ADKAR-malli toimi viitekehyksenä yksilötason muutosvalmiuden tarkastelussa.

Tulokset osoittavat, että johdon tuki, psykologinen turvallisuus, viestintä ja vahva organisaatiokulttuuri ovat keskeisiä tekoälyn onnistuneessa käyttöönotossa. Kyse ei ole vain teknisestä uudistuksesta, vaan myös sosiaalisesta prosessista, joka vaatii luottamusta, joustavuutta ja jatkuvaa oppimista. Vaikka mallit kuten ADKAR tarjoavat selkeitä askelmerkkejä, niiden käytännön soveltaminen edellyttää kontekstiin mukauttamista.

Tutkimus tuo uutta näkökulmaa muutosjohtamisen teoriaan teknologisessa murroksessa ja tarjoaa käytännönläheisiä oivalluksia tekoälyhankkeita tukeville asiantuntijoille. Havainnot ovat hyödynnettävissä myös laajemmissa muutosprosesseissa, sillä vaikka teknologiat kehittyvät, ihmisiin liittyvät muutoshaasteet säilyvät olennaisina.