Municipalities’ make-or-buy decision-making in maintenance services

Abstract

Municipal procurement forms a significant portion of the public sector’s spending. Since municipalities also produce a lot of the services that fall under municipalities’ responsibility in-house, make-or-buy decision-making is a major part of the service planning. Such decisions are often challenging and can critically influence municipal finances as well as the local community, which is why make-or-buy decisions are crucial.

This thesis aimed to explore how municipalities conduct make-or-buy decisions in maintenance services. The aim was also to understand the factors and municipal aspects that influence these decisions. Additionally, the objective was to study what challenges arise and how strategic public procurement aspects are considered during the process.

The research was conducted as a qualitative multiple case study. The research data was collected through semi-structured theme interviews. Interviews were held with five Finnish municipalities and the interview data was analysed using content analysis methods.

The findings indicate that municipalities’ make-or-buy decision-making is not always systematic. The typical process steps include evaluating internal resources, verifying existing equipment and expertise, conducting cost analysis, and making the decision. Municipalities appear to lean towards the in-house option when they want to maintain high quality standards and keep costs low. The main reasons to outsource are the lack of equipment or expertise and seeking cost savings.

Kuntien hankinnat muodostavat merkittävän osan julkisen sektorin kulutuksesta. Koska kunnat tuottavat useita vastuullaan olevia palveluita in-house, on make-or-buy päätöksenteko tärkeä osa palveluiden suunnittelua. Kyseiset päätökset ovat usein haastavia ja voivat vaikuttaa ratkaisevasti kuntien talouteen ja paikalliseen yhteisöön, jonka takia make-or-buy päätöksenteko on erittäin tärkeää.

Tämän tutkielman tavoitteena oli tutkia, kuinka kunnat tekevät make-or-buy päätöksentekoja kunnossapitopalveluissa. Tavoitteena oli myös ymmärtää tekijöitä ja kunnallisia piirteitä, jotka vaikuttavat päätöksiin. Lisäksi tavoite oli tutkia, mitä haasteita prosessissa esiintyy ja kuinka strategisen julkisen hankinnan lähtökohtia huomioidaan.

Tutkimus toteutettiin laadullisena monitapaustutkimuksena. Tutkimusaineisto kerätiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluina. Haastatteluja pidettiin viiden suomalaisen kunnan kanssa ja haastatteluaineisto analysoitiin sisällönanalyysin menetelmin.

Tulokset viittaavat siihen, että kuntien make-or-buy päätöksenteko ei ole aina systemaattista. Tyypillinen prosessi koostuu sisäisten resurssien arvioimisesta, oman kaluston ja osaamisen varmistamisesta, kustannusanalyysistä ja päätöksenteosta. Kunnat vaikuttavat suosivan in-house -vaihtoehtoa, kun halutaan säilyttää korkea laatutaso ja pitää kustannukset matalina. Pääsyyt ulkoistukselle ovat oman osaamisen ja kaluston puute sekä kustannussäästöjen tavoittelu.