The impact of cultural differences in procurement negotiations between Finnish and Chinese companies

Abstract

This bachelor's thesis aims to examine how intercultural differences affect procurement negotiations between Finnish and Chinese companies. As international supply chains become more common, understanding negotiation behaviour and intercultural communication has become a central aspect of procurement activities. The research was conducted using qualitative methods through semi-structured interviews. The target group consisted of procurement professionals representing Finnish companies with experience working with Chinese partners.

The results indicate that several key cultural dimensions—such as hierarchy, individualism vs. collectivism, direct vs. indirect communication, and long-term orientation—significantly influence negotiation styles and expectations. In the Chinese context, trust, personal relationships, and patience are crucial factors for successful negotiations. Finnish negotiators, who often operate in a straightforward and task-oriented manner, may face challenges if they do not take these relationship-based practices into account.

The study found that misunderstandings often arise from differing perceptions of time, attitudes toward contracts, and expectations of flexibility. To avoid these issues, Finnish companies should invest in cultural competence, adapt their communication styles, and focus on building long-term relationships. The findings demonstrate that cultural awareness is not only beneficial but strategically essential in international procurement.

Tässä kandidaatintutkielmassa tavoitteena on tarkastella, miten kulttuurien väliset erot vaikuttavat hankintaneuvotteluihin suomalaisten ja kiinalaisten yritysten välillä. Kansainvälisten hankintaketjujen yleistyessä neuvottelukäyttäytymisen ja kulttuurienvälisen viestinnän ymmärrys on noussut keskeiseksi osaksi hankintatoimintaa. Tutkimus toteutettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä käyttäen puolistrukturoitujen haastattelujen avulla. Kohderyhmänä olivat suomalaisia yhtiöitä edustavat hankinta-alan ammattilaiset, joilla on kokemusta kiinalaisten yhteistyökumppaneiden kanssa työskentelystä.

Tulokset osoittavat, että monet keskeiset kulttuuriset ulottuvuudet, kuten hierarkia, yksilöllisyys vs. kollektivismi, suora vs. epäsuora viestintä ja pitkän aikavälin suuntautuneisuus vaikuttavat merkittävästi neuvottelutyyleihin ja odotuksiin. Kiinalaisessa kontekstissa luottamus, henkilökohtaiset suhteet ja kärsivällisyys ovat ratkaisevia tekijöitä onnistuneiden neuvottelujen kannalta. Suomalaisille neuvottelijoille, jotka usein toimivat suoraviivaisesti ja tehtäväkeskeisesti, voi aiheutua haasteita, jos he eivät ota huomioon näitä suhteisiin perustuvia toimintatapoja.

Tutkimuksessa ilmeni, että väärinkäsityksiä syntyy muun muassa eriävistä aikakäsityksistä, sopimuksiin suhtautumisesta ja joustavuudesta. Näiden ongelmien välttämiseksi suomalaisyritysten tulisi panostaa kulttuuriosaamiseen, viestintätapojen sopeuttamiseen ja pitkäjänteisen suhteen rakentamiseen. Tutkimuksen tulokset osoittavat kuinka kulttuuritietoisuus ei ole pelkästään hyödyllistä, vaan strategisesti välttämätöntä kansainvälisissä hankinnoissa.