Implementation of digital transformation tool in the supply chain process

Abstract

This thesis investigates the implementation of a digital transformation tool in the order fulfillment process as a part of a supply chain. The aim of this study is to understand how the introduction of a new digital tool affects internal operations and employee experiences. The study focuses on the adoption process from the employees’ perspective, emphasizing the role of employees in the success of digital initiatives. The research was conducted as a qualitative case study, with data collected from employees of the case company with an internet-based open-ended questionnaire.

The empirical results highlight three key dimensions influencing the implementation: disruptive change, internal efficiency, and external opportunities. Employees revealed mixed reactions towards the new digital tool and the overall change. Responses exposed challenges, including resistance to change due to communication gaps from the management side and technical issues regarding usability. However, the tool revealed multiple benefits for employees. Reduced manual errors, improved transparency, and optimism for a more consistent and efficient workflow were seen as advantages. Support and clear communication from management were found crucial for successful adoption.

The research concludes that while digital tools have strong potential to enhance supply chain processes, their success depends on aligning technology with employee needs and readiness. Digitalization is more than adapting new tools. Successful implementation depends on how the change is introduced, supported, and integrated into existing workflows.

Tämä pro gradu -tutkielma tutkii digitaalisen transformaatiotyökalun käyttöönottoa tilausten käsittelyprosessissa osana toimitusketjua. Tutkimuksen ensisijaisena tavoitteena on ymmärtää, miten uuden digitaalisen työkalun käyttöönotto vaikuttaa yrityksen sisäiseen toimintaan ja työntekijöiden kokemuksiin. Tutkimus keskittyy käyttöönottoprosessiin työntekijöiden näkökulmasta ja korostaa työntekijöiden roolia digitaalisten muutosten onnistumisessa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, johon aineisto kerättiin tapausyrityksen työntekijöiltä internetpohjaisella avoimella kyselylomakkeella.

Empiiriset tulokset korostavat kolmea keskestä käyttöönottoon vaikuttavaa tekijää: häiritsevä muutos, sisäinen tehokkuus ja ulkoiset mahdollisuudet. Työntekijät reagoivat uuteen digitaaliseen työkaluun ja muutokseen kokonaisuudessaan ristiriitaisesti. Vastaukset paljastivat haasteita, kuten muutosvastarinta johtuen puutteellisesta kommunikaatiosta ja teknisten ongelmien aiheuttamia ongelmia käytettävyydessä. Työkalun käyttöönotto paljasti kuitenkin useita etuja työntekijöille. Inhimillisten, manuaalisten, virheiden vähentyminen, prosessin läpinäkyvyyden parantuminen ja optimismi johdonmukaisempaa ja tehokkaampaa työnkulkua kohtaan nähtiin merkittävinä etuina. Johdon tuki ja selkeä viestintä todettiin ratkaiseviksi onnistuneen käyttöönoton takaamiseksi.

Tutkimuksen loppupäätelmänä esitetään digitaalisten työkalujen omaavan vahvan potentiaalin toimitusketjujen prosessien parantamiseen, mutta niiden menestys riippuu teknologian yhdenmukaistamisesta suhteessa työntekijöiden tarpeisiin ja valmiuteen. Digitalisaatio on enemmän kuin uusien työkalujen käyttöönottoa. Onnistunut käyttöönotto riippuu siitä, miten muutos otetaan käyttöön, miten sitä tuetaan ja integroidaan olemassa oleviin prosesseihin yrityksessä.