Prosessien kypsyyden arviointi kypsyysmallin avulla

Abstract

Prosessin suorituskyky kertoo prosessin toteutuneesta suoriutumisesta. Kypsyys kuvaa prosessin odotettua suorituskykyä, eli kuinka hyvin prosessin on mahdollista suoriutua.

Tämän tutkimuksen tavoite on selvittää, mitkä tekijät vaikuttava prosessien kypsyyteen ja miten niitä arvioidaan. Lisäksi tehdään Verohallinnon erään tuoteryhmän prosessien kypsyyden arviointi. Tuoteryhmässä on havaittu haasteita prosessien suunnittelussa ja toteuttamisessa, ja kevään 2024 organisaatiomuutoksen jälkeen on myös tarve arvioida prosesseja suhteessa uuteen organisaatiorakenteeseen. Kyseessä on Tuoteryhmän prosessien ensimmäinen arviointi, jonka ensisijainen tarkoitus on kasvattaa tietoisuutta prosessien suorituskyvyn taustalla olevista asioista. Toisena tavoitteena löytää arvioinnin avulla oleellisimmat kehittämiskohteet, joita parantamalla prosessien kypsyyttä ja sen kautta suorituskykyä voidaan parantaa.

Prosessien kypsyyttä arvioidaan kypsyysmallien avulla. Raportissa tarkastellaan kypsyysmallien rakennetta: kypsyystasoja, kyvykkyyksiä ja niiden ryhmittelyä, sekä arviointia. Kyvykkyydet ovat prosessien kypsyyteen vaikuttavia tekijöitä eli kypsyyden mahdollistajia. Eri kypsyysmallit arvioivat kyvykkyyksiä eri laajuudella ja tarkkuudella. Sopiva malli valitaan tapauskohtaisesti kypsyysarvioinnin kohteen tarpeiden perusteella.

Tuoteryhmän prosessien kypsyyden arviointiin valikoitui Michael Hammerin kehittämä Process and Enterprise Maturity Model. Malli muokattiin kyselyksi ja sille kehitettiin pisteytys. Kysely kohdistettiin Tuoteryhmän prosessinomistajille ja supistettuna versiona asiakasnäkökulman edustajille. Arviointikyselyn vastaukset analysoitiin, ja ne paljastivat kehityskohteiden lisäksi myös vahvuuksia. Tulosten perusteella Tuoteryhmä voi kehittää parantamissuunnitelman toimintansa kehittämiseksi.

Process performance indicates the actual performance of a process. Maturity describes the expected performance of a process i.e. how well it can perform.

The goal of this study is to find out what are the factors that affect the maturity of processes and how they are evaluated. In addition, an assessment of the maturity of the processes of one of the Tax Administration's product groups is performed. The product group has identified challenges in the planning and implementation of processes, and after the organizational change in the spring of 2024 there is also a need to evaluate the processes in relation to the new organizational structure. This is the first process assessment of the product group, and its primary purpose is to increase awareness. The second goal is to use the assessment to find the most relevant areas for improvement, which will improve the maturity of the processes and through that also performance.

The maturity of processes is assessed using maturity models. This paper examines the structure of maturity models: maturity levels, capabilities and their grouping, and assessment. Capabilities are factors that affect the maturity of processes, i.e. the things that form the basis for the performance of processes, their enablers. Different maturity models assess capabilities with different scopes and precision. A suitable model is selected on a case-by-case basis, based on the needs of the subject of the assessment.

The Process and Enterprise Maturity Model developed by Michael Hammer was selected to be used for the maturity assessment of the product group's processes. The model was modified into a survey and a scoring system was developed. The survey was targeted at the process owners of the product group, and as a limited version at the representatives of the customer perspective. The responses to the assessment survey were analyzed, and they revealed not only areas for improvement but also strengths. Based on the results the product group can develop an improvement plan for its operations.