Managing total cost of ownership through vendor-managed inventory in public contracting entity : cost-savings potential through buyer-supplier supply chain collaboration

Abstract

Public contracting entities face cost-savings targets and cost pressure due to reduced resources and increased efficiency requirements. The way public contracting entities conclude procurement contracts and purchase goods to maintain the service provision has a huge impact on cost-effectiveness and economic sustainability.

The thesis studies buyer-supplier supply chain collaboration between two downstream supply chain partners, considering total cost of ownership and vendor-managed inventory. The context is public procurement with acquisition value above the EU threshold value, in which case the public contracting entity is obliged to organize public competitive tendering.

The study aims to explain how total cost thinking and vendor-managed inventory benefit public procurement and buyer-supplier collaboration. Assessment and implementation of total cost of ownership and vendor-managed inventory in public procurement is not straightforward, and perceptions of the public buyer and private suppliers differ.

Primary source data through semi-structured interviews indicates that proactive intra-organizational communication and meticulous preparation for the procurement process supports more cost-effective supply chain collaboration. Precision with the cost component and cost structure description advances supplier involvement. Contractual flexibility and transparent pricing support mutually more advantageous collaboration.

Julkiset hankintayksiköt kohtaavat kustannussäästötavoitteita ja kustannuspaineita johtuen vähentyneistä resursseista ja lisääntyneistä tehokkuusvaatimuksista. Se, miten julkiset hankintayksiköt tekevät hankintasopimuksia ja ostavat tavaroita ylläpitääkseen palvelutarjontaa, vaikuttaa suuresti kustannustehokkuuteen ja taloudelliseen kestävyyteen.

Tutkielma tutkii ostajan ja toimittajan välistä toimitusketjuyhteistyötä kahden toimitusketjun loppupään yhteistyökumppanin välillä huomioiden omistamisen kokonaiskustannukset ja toimittajan hallinnoiman varastoinnin. Kontekstina on julkinen hankinta, kun hankinta-arvo ylittää EU:n kynnysarvon, missä tapauksessa julkisen hankintayksikön on järjestettävä julkinen kilpailutus.

Tutkimus pyrkii selvittämään, miten kokonaiskustannusajattelu ja toimittajan hallinnoima varastointi hyödyttävät julkista hankintaa ja ostajan ja toimittajan välistä yhteistyötä. Omistamisen kokonaiskustannusten ja toimittajan hallinnoiman varastoinnin arviointi ja käyttöönotto julkisissa hankinnoissa ei ole suoraviivaista, ja julkisen ostajan ja yksityisten toimittajien näkemykset eroavat toisistaan.

Puolistrukturoituihin haastatteluihin perustuva primaarilähdeaineisto osoittaa, että proaktiivinen viestintä organisaatiossa ja hankintaprosessin huolellinen valmistelu tukee kustannustehokkaampaa toimitusketjuyhteistyötä. Tarkka kustannuskomponenttien ja kustannusrakenteen kuvaus edistää toimittajien osallisuutta. Sopimuksien joustavuus ja läpinäkyvä hinnoittelu tukevat molemminpuolisesti edullisempaa yhteistyötä.