Understanding employee experiences of change to support the development of a tailored change management model in organization X

Abstract

This thesis explores how employees, managers, and HR professionals experience organizational change and what kinds of support help them adapt. The research was conducted in Organization X, a global technology company that had recently completed a major transformation, to identify support needs and consider how the developing tailored change management model could be adapted to address them. The study followed a qualitative research design and collected data through five semi‑structured focus groups and one interview with participants from Finland and Sweden. Thematic analysis was used to identify key themes related to leadership, communication, participation, emotional responses, and sources of support. The findings show that the experience of change is shaped by both structural and emotional factors. Leadership presence, clear communication, timely involvement, and emotional support were essential in helping people stay engaged. Peer relationships and informal everyday actions often played a stronger role than formal systems. When communication was delayed, roles unclear, or involvement came too late, people were more likely to feel disconnected or uncertain. Although the tailored change management model had not yet been introduced, the study found that it addresses many of the needs raised by participants. At the same time, the results highlight aspects that should be strengthened or adjusted, including clarifying roles and responsibilities, improving coordination, and ensuring visible follow‑through on feedback. The study contributes to understanding how organizations can support people through change by combining clear structures with emotional and relational support. The findings offer practical guidance for developing change management approaches to better reflect and address the everyday experiences of employees and managers.

Tämä tutkimus tarkastelee, miten työntekijät, esihenkilöt ja HR-ammattilaiset kokevat organisaatiomuutokset ja millainen tuki auttaa heitä sopeutumaan niihin. Tutkimus toteutettiin organisaatiossa X, joka on kansainvälinen teknologiayritys ja oli hiljattain käynyt läpi laajan muutosprosessin. Tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa tuen tarpeita ja pohtia, miten kehitettävää, räätälöityä muutosjohtamisen mallia voitaisiin jatkossa mukauttaa vastaamaan näitä tarpeita. Tutkimus toteutettiin laadullisella tutkimusotteella, ja aineisto kerättiin viidessä puolistrukturoidussa fokusryhmässä sekä yhdessä haastattelussa Suomen ja Ruotsin osallistujien kanssa. Aineisto analysoitiin temaattisen analyysin avulla, ja keskeisiksi teemoiksi nousivat johtaminen, viestintä, osallistuminen, tunneperäiset reaktiot ja erilaiset tuen muodot. Tulokset osoittavat, että muutoksen kokemusta muovaavat sekä rakenteelliset että emotionaaliset tekijät. Esihenkilöiden läsnäolo, selkeä viestintä, oikea-aikainen osallistaminen ja emotionaalinen tuki olivat keskeisiä tekijöitä, jotka auttoivat ihmisiä pysymään sitoutuneina muutostilanteissa. Kollegiaalinen tuki ja arjen epämuodollinen vuorovaikutus osoittautuivat usein merkittävämmiksi kuin muodolliset järjestelmät. Kun viestintä viivästyi, roolit olivat epäselvät tai osallistuminen tapahtui liian myöhään, osallistujat kokivat helposti epävarmuutta ja etäisyyttä muutokseen. Vaikka räätälöity muutosjohtamisen malli ei vielä ollut käytössä, tutkimus osoitti, että se vastaa moniin osallistujien esiin tuomiin tarpeisiin. Samalla tulokset toivat esiin kehittämiskohteita, kuten roolien ja vastuiden selkeyttämisen, koordinoinnin parantamisen sekä palautteeseen reagoinnin vahvistamisen. Tutkimus syventää ymmärrystä siitä, miten organisaatiot voivat tukea ihmisiä muutoksissa yhdistämällä selkeät rakenteet emotionaaliseen ja vuorovaikutteiseen tukeen. Tulokset tarjoavat käytännön suosituksia muutosjohtamisen mallien kehittämiseksi niin, että ne heijastavat ja huomioivat paremmin työntekijöiden ja esihenkilöiden arjen kokemuksia.