Supplier classification framework for a public organization : case Wellbeing Services County of Southwest Finland

Abstract

The objective of this Master’s thesis was to develop a supplier classification framework that supports the case organization to structure its supplier base as a tool for strategic procurement and supplier relationship management. The purpose was to address the organization’s need to establish systematic structures for supplier management, as the principles and practices of the young organization are still in a formative stage.

The study was conducted following a constructive research approach, which combines a theoretical foundation with empirical data consisting of workshop results and organizational supplier data. In the workshop, procurement professionals evaluated and prioritized supplier classification criteria.

The findings indicate that supplier classification in the case context requires structures that differ from those in the private sector, particularly due to the statutory responsibilities of the wellbeing services county and the need to ensure service continuity. The workshop identified and prioritized key supplier evaluation themes: supplier criticality for core functions, dependency and power relations, quality and performance, and spend volume. Based on these evaluation themes and the supplier data, a framework was developed that divides suppliers into three categories – strategic, important, and normal – each associated with suggested management strategies. Research on supplier classification has this far largely focused on the private sector, and therefore, this thesis addresses an identified research gap, reinforces the significance of the topic, and highlights the need for further studies in public sector context.

Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena oli kehittää toimittajaluokitteluviitekehys, joka tukee kohdeorganisaatiota toimittajakantansa jäsentämisessä strategisen hankintatoimen ja toimittajasuhteiden hallinnan edistämiseksi. Tarkoituksena oli vastata kohdeorganisaation tarpeeseen luoda systemaattisia rakenteita toimittajahallinnalle, sillä nuoren organisaation periaatteet ja käytännöt ovat vielä muotoutumisvaiheessa.

Tutkielma toteutettiin konstruktiivisen tutkimusotteen mukaisesti yhdistämällä teoreettinen tausta ja empiirinen aineisto, joka koostui työpajassa kerätystä datasta ja organisaation toimittajadatasta. Työpajassa hankinnan asiantuntijat arvioivat ja priorisoivat toimittajaluokittelun kriteerejä.

Tulokset osoittavat, että kohdeorganisaatiossa toimittajaluokittelu vaatii organisaatiokohtaisia rakenteita verrattuna yksityiseen sektoriin erityisesti hyvinvointialueen lakisääteisten velvoitteiden ja palvelujen jatkuvuuden turvaamisen vuoksi. Työpajassa tunnistettiin ja priorisoitiin keskeiset toimittajien arviointiteemat, jotka olivat toimittajan kriittisyys ydintoimintojen kannalta, riippuvuus ja valtasuhteet, laatu ja vaikuttavuus sekä euromääräinen volyymi. Näiden arviointiteemojen pohjalta ja toimittajadatan perusteella kehitetty viitekehys jakaa toimittajat kolmeen kategoriaan: strategisiin, tärkeisiin ja normaaleihin. Kategorioille ehdotettiin hallintastrategioita.

Toimittajaluokitteluun liittyvä tutkimus on toistaiseksi painottunut yksityiselle sektorille, minkä vuoksi tämä tutkielma vastaa tunnistettuun tutkimusaukkoon, vahvistaa aiheen merkittävyyttä ja osoittaa tarpeen jatkotutkimukselle.