Resursoinnin läpinäkyvyyden parantaminen talousraportoinnin kehittämisen kautta matriisiorganisaatiorakenteessa : Power BI -ratkaisun avulla.

Abstract

Digitalisaation myötä organisaatioille on vuosien saatossa kertynyt massoittain dataa, jota ei välttämättä ole osattu hyödyntää eikä myöskään tunnistettu olemassa olevan datan potentiaali. Business intelligencen (BI) eli liiketoimintatiedon hallintajärjestelmät mahdollistavat suurten datamassojen tehokkaan käytön. Jotta business intelligencen avulla voidaan saavuttaa toivottua lisäarvoa, on suunniteltava data-arkkitehtuuri ja mallinnettava tietovirrat siten, että ne kokonaisuutena muodostavat yhteneväisen, laadukkaan ja helposti hyödynnettävän tietopohjan.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli luoda Power BI -malli Excel-pohjaisen tuntiraportin pohjalta, tuomaan läpinäkyvyyttä ja syvyyttä resurssien käytöstä kuvitteellisessa matriisiorganisaatio ympäristössä. Tutkimus aloitettiin kirjallisuustutkimuksella, jossa perehdyttiin muun muassa resursoinnin, tiedolla johtamisen sekä business intelligencen teoriaan. Empiirinen osuus toteutettiin suunnittelutieteellistä tutkimusmetodologiaa (DSR) soveltaen siten, että teorian pohjalta luotiin lumihiutale datamalli Power BI-työkalulla. Työn tuloksena syntyi malli, jonka avulla resurssien käyttöä pystyy tarkastelemaan muun muassa liiketoiminta-alueittain, liiketoimintalinjoittain ja alustoittain (platform). Tällä tavalla saavutettiin läpinäkyvyyttä siihen mistä tehdään töitä ja minne. Mallin avulla pystytään porautumaan myös projekti, kustannuspaikka ja työnumero tasolle, joka puolestaan tuo horisontaalisen tarkastelun lisäksi vertikaalista syvyyttä resurssien käytön tarkasteluun.

Toteutettua PowerBI-mallia voidaan pitää käyttökelpoisena toteutuneiden resurssien käytön seurantaan niin tuntimääräisesti kuin rahamääräisestikin tarkasteluna. Tulevaisuuden tutkimusteemana voisi olla esimerkiksi ennusteprosessin kytkeminen malliin, hyödyntäen toteutuneita tapahtumia.

Due to digitalization, organizations have accumulated large amount of data over the years, but this data has not always been used effectively, and its full potential has often gone unnoticed. Business intelligence (BI) systems it possible to use large data sets more efficiently. To gain more value from intelligence, the data architecture and data flows must be designed and modelled so that they together form a consistent, high quality, and easy to use data foundation.

The aim of the research was to create a Power BI model based on an Excel-based hour report to bring more transparency and insight into the use of resources in a fictional matrix organization environment. The research started with a literature review, where topics such as resourcing, data-driven management and business intelligence were examined. The empirical part was carried out by applying design science research (DSR), so that a snowflake data model was built in Power BI based on theory. The result of the work was a model that allows the use of resources to be viewed, for example by business area, business line and platform. In this way, more transparency was achieved regarding where the work is done from and where it goes. The model also allows drilling down to the project, cost center and work number level, which brings vertical depth to the examination of resource usage in addition to the horizontal view.

The created PowerBI model can be seen as useful for monitoring the actuals use of resources, both in hours and also in monetary view. Possible future research topic could be to connect a forecasting process to the model, using actuals events as a base.