Usability challenges with password managers

Abstract

As the number of online accounts increases, users need secure password practices. Password managers are software designed to support this need by storing and generating strong passwords, yet adoption rates remain low. Prior studies suggest that usability, trust and perceived security play major roles in users’ willingness to adopt password managers for daily use. This thesis investigates which usability factors influence the adoption of password managers. A literature review of peer-reviewed studies was conducted, and 30 unique usability issues were identified. These issues were analysed using thematic analysis and affinity mapping to uncover broader patterns. The analysis resulted in four main themes: (1) interface and interaction issues, (2) cross-platform integration, synchronization, and availability issues, (3) setup and learning-curve problems, and (4) transparency, control, trust, and security concerns. Across these themes, early usability problems and unreliable system behavior were found to have particularly strong effects on user trust and long-term adoption. The findings show that password-manager adoption is shaped by usability, trust, and perceived security rather than interface design alone. The study shows a need for clearer communication, more predictable functionality, and improved onboarding processes. Future research should validate these findings through user studies and longitudinal evaluations.

Verkkotilien määrän kasvaessa käyttäjät tarvitsevat turvallisia salasanakäytäntöjä. Salasanahallintaohjelmat tukevat tätä tarvetta tallentamalla ja luomalla vahvoja salasanoja, mutta niiden käyttöaste on yhä alhainen. Tässä opinnäytetyössä tutkitaan, mitkä käytettävyystekijät vaikuttavat salasanahallintaohjelmien käyttöön ja käyttöönottoon. Kirjallisuuskatsauksessa tunnistettiin 30 käytettävyysongelmaa, jotka ryhmiteltiin neljään pääteemaan: (1) käyttöliittymä- ja vuorovaikutusongelmat, (2) alustojen välinen integraatio, synkronointi ja saatavuusongelmat, (3) käyttöönotto- ja oppimiskäyräongelmat sekä (4) läpinäkyvyys-, hallinta-, luottamus- ja turvallisuusongelmat. Näiden teemojen osalta havaittiin, että varhaiset käytettävyysongelmat ja epäluotettava järjestelmän toiminta vaikuttivat erityisen voimakkaasti käyttäjien luottamukseen ja pitkäaikaiseen käyttöönottoon. Tulokset osoittavat, että salasananhallintaohjelmien käyttöönottoon ja käyttöön vaikuttavat käytettävyys, luottamus ja koettu turvallisuus käyttöliittymän suunnittelun lisäksi. Tutkimus osoittaa, että tarvitaan selkeämpää viestintää, ennustettavampaa toiminnallisuutta ja parannettuja perehdytysprosesseja. Tulevissa tutkimuksissa näitä tuloksia tulisi vahvistaa käyttäjätutkimuksilla ja pitkittäisarvioinneilla.