Tekoälyn mahdollisuudet julkisten hankintojen hankintaprosessissa

Abstract

Euroopan Unionissa julkisiin hankintoihin käytetään vuosittain 16 % bruttokansantuotteesta, tarkoittaen EU:n tasolla 2,5 biljoonaa euroa. Kansallisella tasolla julkisiin hankintoihin käytetään vuosittain noin 40 miljardia euroa. Julkisten hankintojen taloudelliset- ja työllisyysvaikutukset ovat merkittäviä, minkä vuoksi julkisia hankintaprosesseja pyritään kehittämään sekä kansallisesti että EU:n tasolla.

Tämän diplomityön tavoitteena oli selvittää, millaisia käyttömahdollisuuksia tekoälyllä on julkisten hankintojen hankintaprosessissa ja mitkä tekijät mahdollistavat tai estävät tekoälyn hyödyntämisen osana hankintaprosessia. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja aineisto muodostettiin 17 asiantuntijahaastattelusta. Haastatteluiden analysointi toteutettiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.

Tekoälyn keskeisimpien käyttömahdollisuuksien tunnistettiin liittyvän pääasiassa hankinnan valmisteluvaiheeseen ja tarjouspyyntömateriaalien tuottamiseen. Tekoälyn tunnistettiin olevan hyödyksi esimerkiksi markkinaymmärryksen lisäämisessä, hankinnan kohteen kuvaamisessa ja tarjouspyyntömateriaalien tuottamisessa. Tekoälyn käytön sekä merkittävimmän estävän että mahdollistavan tekijän tunnistettiin liittyvän tekoälyn käytössä olevan datan laatuun ja käytettävyyteen sekä hankintaorganisaatioiden ja hankintahenkilöstön valmiuksiin hyödyntää tekoälyä työssään. Tekoälyn käyttöön soveltumattomiksi sisällöiksi tunnistettiin lähinnä päätöksentekoon ja sen perusteisiin liittyvät sisällöt.

Tekoälyteknologian hyödyntämisen kannalta paras lopputulos voidaan saavuttaa hankkimalla ja kehittämällä tekoälyratkaisuja yhteistyössä muiden hankintayksiköiden kanssa, käyttämällä tekoälyä rajatussa kontekstissa ja varmistamalla henkilöstön osaaminen. Tekoälyn käytöllä julkisissa hankinnoissa on runsaasti mahdollisuuksia, mutta lisää tutkimusta tarvitaan tekoälyn käytön todellisista vaikutuksista sekä vaikuttavuudesta.

The European Union, public procurement accounts for 16% of the gross domestic product annually, amounting to €2.5 trillion at the EU level. At the national level, approximately €40 billion is spent annually on public procurement. The economic and employment impacts of public procurement are significant, which is why efforts are made to develop public procurement processes both nationally and at the EU level.

The objective of this thesis was to examine the potential applications of artificial intelligence in the public procurement process and determine the factors that enable or hinder the utilization of AI. The research was conducted as a qualitative study, and the data consisted of 17 expert interviews.

The main potential applications of AI were identified as being primarily related to the preparation phase of procurement and the production of request-for-proposal materials. AI was found to be useful, for example, in increasing market understanding, describing the procurement target, and producing request-for-proposal materials. The most significant enabling and hindering factor for AI use was identified as the quality and usability of the data used by AI, as well as the readiness of procurement organizations and personnel to utilize AI in their work. Content deemed unsuitable for AI use was mainly related to decision-making and its underlying principles.

To achieve the best outcome in leveraging AI technology, it is recommended to acquire and develop AI solutions in collaboration with other procurement units, use AI in a limited context, and ensure staff competence. There are numerous opportunities for using AI in public procurement, but further research is needed on the actual impacts and effectiveness of AI use.