Process of VAT-documentation under different Incoterms on EU sales

Abstract

When selling goods from the European Union (EU) there are many regulations that affect the price and movement of the given goods. One of the biggest of these are taxes and to be more specific the Value Added Tax (VAT) that is placed as a flat percentage sum on consumer goods. This tax can significantly increase the price of common goods when applied on sales. To encourage EU countries to trade, it has been decided by the EU that on sales where the goods cross borders from one country to another that a VAT will not be applied. With this key decision the goods from the EU can be sold at an affordable price all over the world and keep the union in a financially strong position. For companies wanting to become international this is a good motivator, but it does come with a catch. To sell goods without VAT there must be proof that the sale was conducted according to EU law and regulations.

This study contributes to understanding how VAT documentation requirements can be simplified for inside EU and international sales, focusing on the implications of Incoterms on VAT compliance. With this study the reader will be able to follow the guidelines presented to implement their own documentation process and start selling goods VAT-exempt without worry of breaking the EU law. The study focuses on the needed documents, the Incoterms that play into those documents and the risks of an insufficient documentation process. The study will be limited to only cover the documentation inside the EU for the company in charge of selling the goods. The study is conducted as a narrative literature review, and it will include a look into an operational documentation process in a company.

In conclusion the documentation requirements of the EU are extensive and hard to navigate and as such this study aims to shorten the knowledge gap between companies and the documentation requirements. A working documentation process allows a company to conduct their business abroad without fear of legal or financial consequences.

Myydessä tuotteita Euroopan Unionin (EU) alueella, pätee myyntiin useita säädöksiä jotka vaikuttavat tuotteiden hintaan. Näistä yksi tärkeimmistä on useiden maiden ja alueiden ylläpitämä arvonlisävero (ALV) joka lisätään tasaisena prosenttisummana tuotteen hintaan. Tämä kyseinen vero voi lisätä myytävän tuotteen hintaa merkittävästi. Kannustaakseen kansainväliseen kauppaan EU on päättänyt, että EU:n yritysten välisissä kansainvälisissä myynneissä ei käytetä ALV lisää. Tällä olennaisella päätöksellä EU:sta myydyt tuotteet pysyvät hintansa puolesta kilpailukykyisinä niin EU:n sisäisillä kuin ulkoisillakin markkinoilla ja täten auttaa EU:n vahvan markkina-aseman säilyttämistä. Tämä on myös hyvä motivaattori yrityksille jotka haluavat siirtyä kansainvälisille markkinoille, mutta sen mukana tulee kuitenkin omat ongelmansa. Jotta yritys voi myydä tuotteensa ilman veroa on pystyttävä todistamaan, että myynti noudattaa EU lakia.

Tämä tutkimus keskittyy EU:n säännöksiin liittyen ALV dokumentaatiota ja tähtää selventämään dokumentaatioprosessia niin EU:n sisäisille kuin kansianvälisille myynneille. Tämän tutkimuksen avulla ja sitä noudattaen lukija pystyy luomaan oman dokumentaatioprosenssinsa ja myymään tuotteensa laillisesti verottomana EU alueella. Tutkimus keskittyy dokumentaatiovaatimuksiin, vientilauseisiin jotka muuttavat vaatimuksia ja riskeihin joita saattaa syntyä epätäydellisen prosessin myötä. Työ keskittyy vain EU alueen myyntiin liittyvään lainsäädäntöön ja siten koskee vain myyvää osapuolta kaupassa. Tutkimus on muodostettu narratiivisena kirjallisuuskatsauksena ja siihen kuuluu katsaus Suomalaisen yrityksen dokumentaatioprosessiin.

Yhteenvetona EU alueen dokumentaatiovaatimukset ovat kattavat ja vaikeasti navigoitavat. Tämä tutkielma pyrkii laajentamaan yritysten tietoisuutta ja osaamista ALV dokumentointiprosessissa. Toimiva dokumentaatioprosessi takaa yritykselle turvan ja valmiudet jatkaa liiketoimintaansa ilman huolia mahdollisista oikeudellisista tai rahallisista ongelmista.