A case study on improving the software release process : identifying challenges and proposing a solution

Abstract

This study examines the release process of a SaaS company which provides a customizable product, focusing on current challenges, the upcoming product update, and ways to improve release practices. This research is important because it provides updated, real-world insight into release process challenges in SaaS environments, and delivers a practical framework for improvement. Through literature review and seven semi-structured theme interviews with experts, the research identified key issues including fragmented processes, reliance on individual knowledge, insufficient tooling, lack of documentation and inconsistent practices across customer solutions. The findings on empirical research reveals that several of the challenges reported in previous studies more than a decade ago are still relevant and the same, such as those related to process management and people's soft skills. Unlike previous studies, the main barriers in the case company were related to product architecture and functional limitations rather than the human resistance to change, as employees were very willing to improve the process. The empirical findings also strongly confirmed the need for clearer structures, better defined responsibilities, and more consistent release practices.

Based on these findings, a framework for release process practices was developed, comprising general practices applicable to multiple organizations and case-specific practices tailored to the case company’s product update. The framework provides guidance on process planning, documentation, responsibility allocation, and practical execution, supporting more consistent, reliable, and managed releases. This study contributes to industry knowledge on SaaS release management and provides the case company with actionable insights to improve their current process and prepare for the upcoming product update.

Tässä tutkimuksessa tarkastellaan kustomoitavaa tuotetta tarjoavan SaaS-yrityksen julkaisuprosessia keskittyen nykyisiin haasteisiin, tulevaan tuoteuudistukseen ja tapoihin parantaa julkaisukäytäntöjä. Tämä tutkimus on tärkeä, koska se tarjoaa ajantasaista, käytännönläheistä tietoa julkaisuprosessien ongelmista SaaS-ympäristöissä ja esittää niihin kehittämisratkaisun. Kirjallisuuskatsauksen ja seitsemän puolistrukturoidun asiantuntija teemahaastatteluiden avulla tunnistettiin keskeisiä ongelmia, kuten hajanaiset prosessit, yksilötietoon perustuminen, riittämättömät työkalut, dokumentoinnin puute sekä epäyhtenäiset käytännöt eri asiakasympäristöissä. Empiirisen tutkimuksen tulokset paljastavat, että useat aikaisemmissa tutkimuksissa yli vuosikymmen sitten raportoidut haasteet ovat edelleen relevantteja ja samoja, kuten prosessinhallintaan ja ihmisten pehmeisiin taitoihin liittyvät haasteet. Aiemmista tutkimuksista poiketen suurimmat esteet case-yrityksessä liittyivät tuotearkkitehtuuriin ja toiminnallisiin rajoitteisiin, eivätkä ihmisen vastustukseen muutosta kohtaan, sillä työntekijät olivat hyvin halukkaita parantamaan prosessia. Empiiriset havainnot vahvistivat myös tarvetta selkeämmille rakenteille, tarkemmin määritellyille vastuille ja johdonmukaisemmille julkaisukäytännöille.

Näiden havaintojen pohjalta kehitettiin viitekehys julkaisuprosessiin, joka koostuu yleisistä käytännöistä, joita voidaan soveltaa useissa organisaatioissa, sekä case-yrityksen tuoteuudistukseen räätälöidyistä käytännöistä. Viitekehys tarjoaa ohjeistusta prosessin suunnitteluun, dokumentointiin, vastuunjakoon ja käytännön toteutukseen, tukien näin johdonmukaisempia, luotettavampia ja hallittuja julkaisuja. Tutkimus edistää alan tietämystä SaaS-julkaisujen hallinnasta ja tarjoaa case-yritykselle konkreettisia keinoja nykyisen prosessin parantamiseen ja tulevaan tuote päivityksen valmistautumiseen.