Key factors contributing to cost mismanagement within project management : a case study in an engineer-to-order (ETO) manufacturing environment

Abstract

This thesis explores the key reasons behind cost mismanagement in project management, focusing on a complex engineer-to-order (ETO) manufacturing setting. The study uses a qualitative approach, combining a review of existing research with interviews of project managers to understand real-world challenges. For the analysis of the key factors affecting cost management, a “three-lens framework” was created, which guided and delimited the research and helped to establish a clear structure for the work. It identified three key areas that lead to cost overruns which are the role of the project manager, systemic barriers in tools and processes, and the organizational culture that often prioritizes delivery over cost control. The findings of the thesis show that project managers have limited control over many cost factors. Furthermore, the used systems provide delayed or incomplete data, and the focus on customer satisfaction can overshadow financial goals. The research also highlights the need for better tools, clearer responsibilities, and a balanced organisational culture in order to improve cost management in ETO projects.

Tämä tutkielma tarkastelee keskeisiä syitä kustannusten hallinnan epäonnistumiseen projektinhallinnassa keskittyen moniulotteiseen engineer-to-order (ETO) valmistusympäristöön. Tutkimus hyödyntää laadullista lähestymistapaa yhdistämällä olemassa olevan tutkimuksen tarkastelun projektipäälliköiden kanssa käytyihin haastatteluihin tosielämän haasteiden ymmärtämiseksi. Keskeisten, kustannusten hallintaan vaikuttavien, tekijöiden analysointia varten laadittiin ”kolmen linssin viitekehys”, mikä ohjasi ja rajasi tutkimusta sekä auttoi luomaan selkeän rakenteen työlle. Tutkimuksessa tunnistettiin kolme pääaluetta, jotka johtavat kustannusten ylityksiin: projektipäällikön rooli, systeemiset esteet työkaluissa ja prosesseissa sekä organisaatiokulttuuri, joka usein asettaa toimituksen etusijalle kustannusten hallinnan sijaan. Tulokset osoittavat, että projektipäälliköillä on rajallinen kontrolli moniin kustannustekijöihin, järjestelmät tarjoavat viiveistä tai puutteellista tietoa, ja asiakastyytyväisyyden vaaliminen voi ajaa taloudellisten tavoitteiden edelle. Tutkimus korostaa parempien työkalujen, selvempien vastuiden ja tasapainoisen organisaatiokulttuurin tarvetta kustannusten hallinnan parantamiseksi ETO-projekteissa.