Automating purchase order invoice processing : adoption factors and company-level outcomes

Abstract

The development of technologies provides companies with new possibilities to respond to growing needs for cost savings and efficiency. This has led them to seek to automate manual and labour-intensive functions, such as purchase order (PO) invoice processing. However, the ways in which the process is automated, the technologies utilised in it, and the associated benefits and challenges have been studied to a limited extent.

This qualitative interview-based study examines how six Finnish companies have automated their PO invoice processing using Artificial Intelligence (AI) and Robotic Process Automation (RPA). In addition, the study examines the factors influencing the adoption of automation technologies and the benefits and challenges of PO invoice process automation.

The findings highlight differences in automation levels. High-automation companies process a large share of invoices automatically using AI and RPA throughout the process, whereas medium- and low-automation companies rely more on rule-based and non-data-driven processes. The adoption of automation technologies is primarily influenced by technological and organisational factors, such as data quality, process standardisation, internal resources, and company size. The findings show that the benefits achieved through automation mainly relate to process efficiency and changes in work tasks, while the key challenges identified concern data quality, system reliability, and employees’ excessive trust in technologies.

The study contributes to existing literature by providing empirical evidence on the viability and current state of PO invoice automation, as well as the factors that either facilitate or hinder the adoption of automation technologies.

Teknologioiden kehitys tarjoaa yrityksille uusia mahdollisuuksia vastata kasvaviin säästö- ja tehostamistarpeisiin. Tämä kehitys on johtanut siihen, että yritykset pyrkivät automatisoimaan manuaalisia ja työvoimavaltaisia toimintoja, kuten ostotilauslaskujen käsittelyn. Ostotilauslaskujen automaation toteutustapoja, siinä hyödynnettäviä teknologioita sekä prosessiin liittyviä hyötyjä ja haasteita on kuitenkin tutkittu vähän.

Tässä haastatteluihin perustuvassa laadullisessa tutkimuksessa tarkastellaan, miten kuusi suomalaista yritystä ovat automatisoineet ostotilauslaskujen käsittelyä hyödyntäen tekoälyä ja ohjelmistorobotiikkaa. Lisäksi tutkimuksessa tarkastellaan tekijöitä, jotka vaikuttavat teknologioiden käyttöönottoon sekä tutkitaan automaatioon liittyviä hyötyjä ja haasteita.

Tulokset korostavat selviä eroja automaatiotasoissa. Korkean automaation yritykset käsittelevät suuren osan laskuista kokonaan automaattisesti hyödyntäen tekoälyä ja ohjelmistorobotiikkaa läpi koko prosessin, kun taas matalan ja keskitason yritysten automaatiotasot ovat selvästi alhaisempia ja niiden prosessit perustuvat yleisesti sääntöpohjaiseen eikä datalähtöiseen päätöksentekoon. Automaatioteknologioiden käyttöönottoon vaikuttavat ensisijaisesti teknologiset ja organisatoriset tekijät kuten datan laatu, prosessin standardoinnin taso, sisäiset resurssit sekä yrityksen koko. Tulokset osoittavat, että automaatiolla saavutetut hyödyt keskittyvät prosessin tehostumiseen ja työtehtävien luonteen muuttumiseen. Keskeisimmät haasteet liittyvät datan laatuun, järjestelmien luotettavuuteen sekä työntekijöiden liialliseen luottamukseen teknologioihin.

Tutkimus täydentää aiempaa kirjallisuutta tarjoamalla empiiristä näyttöä ostotilauslaskujen automatisaation tarkoituksenmukaisuudesta, nykytilasta sekä niistä tekijöistä, jotka edistävät tai estävät teknologioiden käyttöönottoa.