Työvoimanhallinnan prosessimuutoksen taloudellinen vaikuttavuus

Abstract

Sosiaali- ja terveyspalvelujen kasvavat haasteet, kuten henkilöstöpula, rahoitusvaje sekä tarve tehostaa toimintaa, ovat haastaneet hyvinvointialueiden toimintaa. Näihin haasteisiin on pyritty vastaamaan kehittämällä toimintamalleja tehokkuuden lisäämiseksi. Tässä diplomityössä tarkastellaan kohdeorganisaatiossa toteutetun työvoimanhallinnan prosessimuutoksen taloudellista vaikuttavuutta. Organisaatiossa siirryttiin hajautetusta työvoimanhallinnasta keskitettyyn malliin ja otettiin käyttöön uusi työvoimanhallintajärjestelmä. Muutosten tavoitteena oli parantaa tehokkuutta ja vähentää kustannuksia. Diplomityön tavoitteena oli selvittää ja arvioida, millaisia taloudellisia vaikutuksia prosessimuutoksella on ollut, erityisesti kustannussäästöjen ja taloudellisten hyötyjen näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa hyödynnettiin teemahaastatteluja, dokumenttianalyysia, organisaation tilastotietoja sekä kustannuslaskentaa. Tulosten perusteella keskitetty työvoimanhallinta on vapauttanut esihenkilöiden työaikaa henkilöstöjohtamiseen ja kehittämiseen, vähentänyt yksikön lisä- ja ylityökustannuksia sekä parantanut työhyvinvointia ja prosessien läpinäkyvyyttä. Automatisointi on vähentänyt manuaalista työtä ja virheiden määrää, vaikka uuden järjestelmän käyttöönotto on alkuvaiheessa ollut kuormittavaa ja aikaa vievää. Kustannuslaskennan perusteella investointi osoittautui taloudellisesti kannattavaksi ja takaisinmaksuaika vaihtelee skenaarioiden mukaan 15–24 kuukauden välillä. Suurimmat säästöt syntyivät esihenkilötyön uudelleen kohdentumisesta, lisä- ja ylityön vähenemisestä sekä automaation tuomista tehostuksista. Työn tuloksia voidaan hyödyntää sekä kohdeorganisaation että muiden hyvinvointialueiden työvoimanhallinnan kehittämisessä ja päätöksenteossa.

The growing challenges faced by social and healthcare services, such as workforce shortages, funding constraints, and increasing demands for operational efficiency, have placed significant pressure on wellbeing services counties. In response, various operational models have been developed to improve efficiency. This master’s thesis examines the economic impact of a workforce management process change implemented in the case organization. The organization transitioned from a decentralized workforce management model to a centralized approach and introduced a new workforce management system. The aim of these changes was to improve efficiency and reduce costs. The objective of this thesis was to identify and evaluate the economic effects of the process change, with a particular focus on cost savings and financial benefits. The study was conducted as a qualitative case study, utilizing thematic interviews, document analysis, organizational statistical data, and cost calculations as research methods. The results indicate that centralized workforce management has freed managers’ time for personnel management and development, reduced additional and overtime labor costs, and improved employee well-being and process transparency. Automation has decreased the amount of manual work and the number of errors, although the implementation of the new system was initially time-consuming and burdensome. Based on cost calculations, the investment proved to be financially viable, with a payback period ranging from 15 to 24 months depending on the scenario. The most significant cost savings were achieved through the reallocation of managers’ work, reductions in additional and overtime work, and efficiency gains enabled by automation. The findings can be utilized in the development of workforce management and decision-making both within the case organization and across other wellbeing services counties.