Benefits and challenges of implementing robotic process automation in administrative business processes

Abstract

This bachelor’s thesis examines the benefits and challenges of implementing Robotic Process Automation (RPA) in administrative and information-processing business processes. The research comprises a theoretical literature review and a practical case study conducted for Ahlstrom, a global manufacturer of fiber-based specialty materials. The objective of this study is to determine the technical and organizational benefits and challenges associated with implementing RPA. The case study addresses the challenge of automating the process of Certificate of Analysis (CoA) data extraction from PDF files that come via email. The case study presents a proof-of-concept RPA solution developed using Microsoft Power Automate to automatically extract data and transfer it to Excel for later analysis.

The results indicate that RPA offers significant advantages like increased speed, improved accuracy, cost savings, and the ability to operate around the clock without fatigue. The practical implementation successfully demonstrated the feasibility of automating the extraction of data from email attachments, providing the case company with improved visibility into raw material quality trends. However, the study also identified critical challenges, particularly technical fragility and the dependency on stable operating environments. Specific testing revealed that even minor environmental variables can cause significant data errors if not properly managed.

The thesis concludes that while RPA is a valuable tool for eliminating mundane tasks, ensuring successful implementation requires rigorous process selection, testing, and governance. Future developments in hyperautomation and artificial intelligence are expected to mitigate current limitations regarding flexibility and the handling of unstructured data.

Tämä kandidaatintyö tarkastelee robottiprosessiautomaation (RPA) käyttöönoton hyötyjä ja haasteita hallinnollisissa ja tietojenkäsittelyprosesseissa. Tutkimus koostuu teoreettisesta kirjallisuuskatsauksesta ja käytännön tapaustutkimuksesta, joka toteutettiin kuitupohjaisia erikoismateriaaleja valmistavalle Ahlstromille. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää RPAn käyttöönottoon liittyvät tekniset ja organisatoriset hyödyt sekä haasteet. Tapaustutkimus ratkaisee haasteen, joka liittyy analyysitodistusten (CoA) tietojen poiminnan automatisointiin sähköpostitse saapuvista PDF-tiedostoista. Työssä esitellään Microsoft Power Automate -alustalla kehitetty proof-of-concept-ratkaisu, joka poimii tiedot automaattisesti ja siirtää ne Exceliin myöhempää analysointia varten.

Tulokset osoittavat, että RPA tarjoaa merkittäviä etuja, kuten lisääntyneen nopeuden, parantuneen tarkkuuden, kustannussäästöt sekä kyvyn toimia vuorokauden ympäri väsymättä. Käytännön toteutus osoitti onnistuneesti, että tietojen poiminta sähköpostin liitetiedostoista on mahdollista automatisoida, mikä parantaa kohdeyrityksen näkyvyyttä raaka-aineiden laatutrendeihin. Tutkimus tunnisti kuitenkin myös kriittisiä haasteita, erityisesti teknisen haavoittuvuuden ja riippuvuuden vakaasta toimintaympäristöstä. Testaus paljasti, että ilman asianmukaista hallintaa jopa pienet ympäristömuuttujat voivat aiheuttaa merkittäviä virheitä datassa.

Työn johtopäätöksenä on, että vaikka RPA on arvokas työkalu rutiinitehtävien poistamiseen, onnistunut käyttöönotto vaatii tiukkaa prosessivalintaa, testausta ja hallintoa. Hyperautomaation ja tekoälyn tulevan kehityksen odotetaan lieventävän nykyisiä joustavuuteen ja jäsentymättömän datan käsittelyyn liittyviä rajoituksia.