Operatiivisen ostoprosessin nykytilan kartoitus teknologiateollisuuden case-yrityksessä X

Abstract

Tämän kandidaatintutkielman tavoitteena on tehdä teknologiateollisuuden yrityksen operatiivisesta ostoprosessista nykytilan kartoitus. Kartoituksen kautta pyritään selvittämään, mitkä tekijät aiheuttavat mahdollista operatiivisen ostoprosessin tehottomuutta. Lisäksi tutkimuksessa pohditaan, millä kehitystoimenpiteillä tunnistettuja tehottomuuden syitä voitaisiin vähentää tai poistaa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsitellään hankintaa, operatiivista ostoprosessia ja sen vaiheita, hankinnasta maksuun -prosessia, ERP-järjestelmiä, tehottomuuden syitä sekä tehostamisen keinoja. Empiirisessä osiossa tarkastellaan aineistoa, joka kerättiin kohdeyrityksen operatiivisen ostoprosessin keskeisiltä toimijoilta puolistrukturoitujen teemahaastatteluiden avulla. Tutkimuksessa tutkittavia operatiivisen ostoprosessin vaiheita ovat ostoehdotus, ostotilaus, tilauksen seuranta ja vastaan-otto sekä laskun tarkastus ja käsittely.

Tutkimuksen perusteella havaittiin, että operatiivisen ostoprosessin tehottomuutta voi aiheuttaa esimerkiksi manuaalisen työn suuri määrä, ohjeistuksen ja koulutuksen puutteellisuus, suuret hyväksyntätasojen määrät sekä nimetyn hyväksyjän haasteellinen saavutettavuus. Näitä mahdollisia operatiivisen ostoprosessin haasteita voidaan tehostaa esimerkiksi automatisoinnin sekä lean-ajattelun hyödyntämisellä. Havaitut haasteet sekä ehdotetut kehitystoimenpiteet ovat linjassa aiempien tutkimusten kanssa, mikä viittaa niiden yleisyyteen sekä täten niiden tiedostamisen tärkeyteen. Tulosten avulla kohdeyritys voi jatkaa operatiivisen ostoprosessinsa kehittämistä, ja lisäksi myös muut yritykset voivat hyödyntää tuloksia peilaamalla niitä omiin ostoprosesseihinsa.

The aim of this bachelor’s thesis is to conduct a current state survey of the operational purchasing process of a technology industry company. The survey helps to identify which factors cause potential inefficiencies in the operational purchasing process. In addition, this study considers which development measures can be used to reduce or eliminate the identified causes of inefficiency.

The research was conducted as a qualitative case study. The theoretical part of the thesis discusses procurement, the operational purchasing process and its phases, purchase-to-pay-process, ERP-systems, the causes of inefficiency and ways to improve efficiency. The empirical part examines the data collected from key actors in the target company’s operational purchasing process through semi-structured thematic interviews. The stages of the operational purchasing process examined in the research are purchase requisition, purchase order, order tracing and receipt, and invoice verification and processing. Research was carried out as a qualitative study.

The study found that inefficiency in the operational purchasing process can be caused by, for example, a large amount of manual work, insufficient instructions and training, a large number of approval levels and challenging accessibility of the designated approver. These potential challenges in the operational purchasing process could be improved by, for example, utilizing automation and lean thinking. The challenges identified and the proposed development measures are in line with previous studies, which indicates their generality thus the importance of being aware of them. The results of this study can help the target company continue to develop its operational purchasing process, and other companies can also utilize the results by mirroring them in their own purchasing processes.