Ensuring work continuity and efficiency during ERP implementation : challenges and best parcitices in project procurement
Nieminen, Joonatan (2025)
Pro gradu -tutkielma
2025
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2026022415888
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2026022415888
Tiivistelmä
This thesis examines how work continuity and efficiency can be maintained during an ERP system change in project procurement, focusing on the implementation of SAP S/4HANA at Metso Finland Oy. The study identifies the main challenges employees faced during the transition, such as a steep learning curve, fragmented onboarding, and incomplete documentation, as well as the factors that supported successful adaptation.
The research was conducted as a qualitative case study using thematic analysis of interviews with project procurement employees. The theoretical framework draws on literature related to digitalization, change management, ERP systems, and project procurement.
The findings show that early disruptions were caused by usability difficulties and inconsistent knowledge transfer, leading to reliance on peer and key user support. Over time, collaboration and hands-on learning helped restore efficiency. The study concludes that clear communication, structured documentation, and role-specific onboarding are essential for maintaining work continuity during ERP system change.
Overall, the thesis concludes that while ERP implementation initially disrupts procurement operations, continuity can be safeguarded through improved knowledge retention, systematic onboarding, and effective change management. Balancing formal training with collaborative support mechanisms is critical for ensuring stable performance during major system transitions. Tässä pro-gradu tutkielmassa tarkastellaan, miten työn jatkuvuus ja tehokkuus voidaan säilyttää projektihankinnan ERP-järjestelmän muutoksen aikana. Tarkastelun kohteena on SAP S4HANA-järjestelmän käyttöönotto Metso Finland Oy:ssa. Tutkimus tunnistaa keskeiset haasteet, joita työntekijät kohtasivat siirtymävaiheessa, kuten jyrkän oppimiskynnyksen, hajanaisen perehdytyksen ja puutteellisen dokumentaation. Lisäksi työ nostaa esiin tekijät, jotka tukivat onnistunutta sopeutumista uuteen järjestelmään.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto analysoitiin temaattisen analyysin avulla. Teoreettinen viitekehys perustuu digitalisaatiota, muutosjohtamista, ERP-järjestelmiä ja projektihankintaa käsittelevään kirjallisuuteen.
Tulokset osoittavat, että alkuvaiheen häiriöt johtuivat erityisesti järjestelmän käytettävyysongelmista ja epäjohdonmukaisesta tiedon siirtymisestä, mikä lisäsi kollegoiden ja avainkäyttäjien tuen tarvetta. Ajan myötä yhteistyö ja käytännön kautta oppiminen auttoivat palauttamaan työn tehokkuuden. Tutkimus korostaa, että selkeä viestintä, jäsennelty dokumentaatio ja roolikohtainen perehdytys ovat keskeisiä työssä pysyvyyden varmistamiseksi ERP-muutoksen aikana.
Kokonaisuutena opinnäytetyö osoittaa, että ERP-järjestelmän käyttöönotto häiritsee aluksi hankintaprosesseja, mutta työn jatkuvuus voidaan turvata parantamalla tiedon säilyttämistä, yhtenäistämällä perehdytyksen rakennetta ja vahvistamalla muutosjohtamista. Koulutuksen ja yhteistyöhön perustuvien tukikäytäntöjen tasapainottaminen on tärkeää, jotta organisaatio pystyy ylläpitämään vakaata suorituskykyä järjestelmämuutosten aikana.
The research was conducted as a qualitative case study using thematic analysis of interviews with project procurement employees. The theoretical framework draws on literature related to digitalization, change management, ERP systems, and project procurement.
The findings show that early disruptions were caused by usability difficulties and inconsistent knowledge transfer, leading to reliance on peer and key user support. Over time, collaboration and hands-on learning helped restore efficiency. The study concludes that clear communication, structured documentation, and role-specific onboarding are essential for maintaining work continuity during ERP system change.
Overall, the thesis concludes that while ERP implementation initially disrupts procurement operations, continuity can be safeguarded through improved knowledge retention, systematic onboarding, and effective change management. Balancing formal training with collaborative support mechanisms is critical for ensuring stable performance during major system transitions.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto analysoitiin temaattisen analyysin avulla. Teoreettinen viitekehys perustuu digitalisaatiota, muutosjohtamista, ERP-järjestelmiä ja projektihankintaa käsittelevään kirjallisuuteen.
Tulokset osoittavat, että alkuvaiheen häiriöt johtuivat erityisesti järjestelmän käytettävyysongelmista ja epäjohdonmukaisesta tiedon siirtymisestä, mikä lisäsi kollegoiden ja avainkäyttäjien tuen tarvetta. Ajan myötä yhteistyö ja käytännön kautta oppiminen auttoivat palauttamaan työn tehokkuuden. Tutkimus korostaa, että selkeä viestintä, jäsennelty dokumentaatio ja roolikohtainen perehdytys ovat keskeisiä työssä pysyvyyden varmistamiseksi ERP-muutoksen aikana.
Kokonaisuutena opinnäytetyö osoittaa, että ERP-järjestelmän käyttöönotto häiritsee aluksi hankintaprosesseja, mutta työn jatkuvuus voidaan turvata parantamalla tiedon säilyttämistä, yhtenäistämällä perehdytyksen rakennetta ja vahvistamalla muutosjohtamista. Koulutuksen ja yhteistyöhön perustuvien tukikäytäntöjen tasapainottaminen on tärkeää, jotta organisaatio pystyy ylläpitämään vakaata suorituskykyä järjestelmämuutosten aikana.