Organisaation muutosprosessin läpivienti : onnistuneen tietojärjestelmän muutosprosessin elementit

Abstract

Muutoksen katsotaan nykypäivänä olevan läsnä kaikkialla siinä määrin, että sen voidaan katsoa olevan normaali tila. Myös organisaatioiden muutoskyky on edellytys niiden liike-elämässä menestymiselle. Organisaatioiden toimintaympäristössä tapahtuu jatkuvasti muutosta, joka edellyttää organisaatioilta muutosta, jotta ne voivat varmistaa toimintansa jatkuvuuden ja edelleen menestymisen. Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena oli perehtyä ja edelleen integroida yhteen muutosprosessi, muutosjohtaminen, muutosvalmius sekä tietojärjestelmämuutos ja luoda näkemys organisaation muutosprosessin läpiviennistä ja onnistuneen tietojärjestelmän muutosprosessin elementeistä.

Tutkielma toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena kohdeorganisaatiossa, jossa toteutettiin laaja tietojärjestelmämuutos. Tietojärjestelmän muutosprosessia tutkittiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joissa selvitettiin kahdeksan haastatteluun osallistuneen muutosprosessiryhmäläisen näkemyksiä toteutetusta muutosprosessista, muutosjohtamisesta, muutosvalmiudesta sekä tietojärjestelmämuutoksen kannalta oleellisista elementeistä. Tutkimus osoittaa, että onnistunut tietojärjestelmän muutosprosessi muodostuu tarkkaan suunnitellusta prosessista, jonka vaiheet määritellään etukäteen. Muutosjohtamista tulee toteuttaa suunnitelmallisesti siten, että huomioidaan organisaation jäsenten yksilölliset tarpeet ja edistetään organisaation jäsenten muutosvalmiutta tämän pohjalta. Tietojärjestelmämuutokseen liittyvät nyanssit, kuten oppimisen tarve ja järjestelmätoimittajan merkitys ovat keskeisiä.

Tutkielmassa esitelty teoriaa ja tutkimuslöydöksiä yhdistelevä teoreettinen viitekehys tarjoaa organisaatioiden käyttöön koosteen onnistuneen tietojärjestelmän muutosprosessin elementeistä.

Nowadays change is ever present so much so that it can be seen as normal state. Also, for organizations their change capabilities are prerequisite to their success in business life. In the environments where the organizations operate changes are happening constantly, and these changes demand for the organizations to change along in order to maintain their operating status and success. The aim of this master’s thesis was to familiarize with and further integrate change process, change management, readiness for change and information system change to create an understanding of the implementation of change process in organization. Further, the aim was to create an understanding of the elements in successful information system’s change process.

The thesis was conducted as a qualitative case study in an organization with a large-scale information system change. The information system’s change process was studied with semi-structured thematic interviews. Eight participants of the change process group were interviewed about their views concerning the implemented change process, change management, readiness for change and essential elements of the information system change. The study shows that successful information system’s change process is formed from carefully planned process with predetermined phases. Change management is to be implemented with plan that considers the individual needs of the members of the organization and promotes their readiness for change accordingly. The nuances of the information system change, such as the need for learning and the significance of the information system’s supplier are central.

Theoretical framework which is presented in the thesis combines theory and research findings concerning the elements of the successful information system’s change process. This framework offers useful compilation for organizations to use.