Logistics budgeting and cost controlling in engineered-to-order projects

Abstract

Engineered-To-Order (ETO) projects are customized projects characterized by complex supply chains, long lead times, and uncertainty. These characteristics make logistics budgeting and cost management particularly challenging, as traditional budgeting methods often fail to capture the dynamic and project-specific nature of logistics costs. This master’s thesis examines the challenges, cost elements, and current practices of logistics budgeting and cost management for ETO projects through a qualitative case study conducted in a global industrial company operating in the mineral and metals technology sector.

The study is based on a comprehensive literature review and semi-structured interviews with key stakeholders representing project management, logistics, and bidding teams. The theoretical analysis identifies the main logistics cost elements – transportation, warehousing, packaging, administrative costs, customs duties, and indirect costs – and highlights the limitations of traditional budgeting and total cost analysis in ETO environments. Empirical findings show that the main challenges in estimating logistics costs are due to incomplete initial data, frequent planning changes, uncertainties in the global supply chain, and limited cost transparency across organizational functions.

The results show that logistics costs are primarily affected by transportation complexity, warehousing due to schedule uncertainty, and indirect costs due to delays and rework. The study also finds that although current budgeting practices are strongly based on expert judgment and historical references, the lack of systematic integration of real-time data and risk-based contingency planning undermines budgeting accuracy. Based on the results, the thesis recommends enhancing cross-functional collaboration, improving digital integration of logistics cost data, and implementing more flexible, rolling forecasting and risk-weighted budgeting methods. These measures can significantly improve cost predictability and financial management in logistics ETO projects.

Tilaustyönä valmistetut (ETO) projektit ovat räätälöityjä projekteja, joille ovat ominaisia monimutkaiset toimitusketjut, pitkät läpimenoajat ja epävarmuus. Nämä ominaisuudet tekevät logistiikan budjetoinnista ja kustannusten hallinnasta erityisen haastavaa, sillä perinteiset budjetointimenetelmät eivät usein pysty kuvaamaan logistiikkakustannusten dynaamista ja projektikohtaista luonnetta. Tämä diplomityö tutkii ETO-projektien logistiikan budjetoinnin ja kustannusten hallinnan haasteita, kustannuselementtejä sekä nykyisiä käytäntöjä laadullisen tapaustutkimuksen avulla, joka tehtiin mineraali- ja metalliteknologian alalla toimivassa globaalissa teollisuusyrityksessä.

Tutkimus perustuu kattavaan kirjallisuuskatsaukseen ja puolistrukturoituihin haastatteluihin projektinhallintaa, logistiikkaa ja tarjousryhmiä edustavien keskeisten sidosryhmien kanssa. Kirjallisuuskatsaus tunnistaa tärkeimmät logistiikan kustannuselementit – kuljetus, varastointi, pakkaus, hallintokulut, tullimaksut ja epäsuorat kustannukset – ja korostaa perinteisen budjetoinnin ja kokonaiskustannusanalyysin rajoituksia ETO-ympäristöissä. Empiiriset havainnot osoittavat, että logistiikan kustannusten arvioinnin suurimmat haasteet johtuvat puutteellisista alkuvaiheen tiedoista, toistuvista suunnittelumuutoksista, globaalin toimitusketjun epävarmuuksista ja kustannusten läpinäkyvyydestä organisaation sisällä.

Tulokset osoittavat, että logistiikkakustannuksiin vaikuttavat ensisijaisesti kuljetusten monimutkaisuus, aikataulun epävarmuudesta johtuva varastointi sekä viivästyksistä ja uudelleenkäsittelystä johtuvat epäsuorat kustannukset. Tutkimuksessa havaitaan myös, että vaikka nykyiset budjetointikäytännöt perustuvat usein asiantuntija-arvioihin ja historiallisiin viitteisiin, reaaliaikaisen datan integroinnin ja riskiperusteisen varautumissuunnittelun puute heikentää budjetoinnin tarkkuutta. Tutkimuksen tulosten perusteella nähdään tarve organisaatiotoimintojen välisen yhteistyön tehostamisessa, logistiikan kustannustietojen digitaalisen integroinnin parantamisessa sekä joustavampien, rullaavien ennustamis- ja riskipainotettujen budjetointimenetelmien hyödyntämisessä. Nämä toimenpiteet voivat parantaa merkittävästi kustannusten ennustettavuutta ja talouden hallintaa logistiikan ETO-projekteissa.