Organisaation tiedonkulun kehittäminen : ongelmakohdat ja uudet mahdollisuudet datan hyödyntämisessä

Abstract

Pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan organisaation tiedonkulkua ja datan hyödyntämistä kohdeorganisaation tuotantoympäristössä. Tiedon sujuva kulku ja datan tehokas hyödyntäminen ovat keskeisiä tekijöitä organisaation toiminnan kehittämisessä ja päätöksenteon tukemisessa. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää organisaation tiedonkulun keskeiset haasteet, tarkastella datan nykyisiä hyödyntämistapoja sekä tunnistaa uusia mahdollisuuksia tiedon ja datan hyödyntämisen tehostamiseksi.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Empiirinen aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joihin osallistui tuotannon eri tehtävissä toimivia organisaation toimihenkilöitä. Aineisto analysoitiin sisällönanalyysilla.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että organisaation tiedonkulku on monikanavaista, mutta hajanaista. Keskeiset haasteet liittyvät järjestelmien pirstoutumiseen, manuaalisiin tiedonkeruukäytäntöihin, epäselviin vastuihin sekä ajan ja resurssien puutteeseen. Datan hyödyntämistä rajoittavat lisäksi tiedon epätasainen saatavuus ja vaihtelevat osaamistasot. Tulokset korostavat myös organisaatiokulttuurin, luottamuksen ja johtamisen merkitystä tiedon jakamisen edellytyksinä. Tutkimuksessa tunnistettiin useita kehitysmahdollisuuksia, kuten automaattisen ja reaaliaikaisen tiedonkeruun lisääminen, järjestelmien integraatio, visuaalisten raportointityökalujen hyödyntäminen sekä hiljaisen tiedon systemaattinen dokumentointi. Tutkimuksen johtopäätöksenä todetaan, että tiedonkulun ja datan hyödyntämisen kehittäminen edellyttää kokonaisvaltaista lähestymistapaa, jossa tekniset ratkaisut, toimintamallit ja organisaatiokulttuuri tukevat toisiaan.

This master’s thesis examines information flow and the utilization of data in the production environment of a case organization. Efficient information flow and effective use of data are key factors in organizational development and decision-making. The aim of the study is to identify the main challenges related to information flow within the organization, examine current practices of data utilization, and identify new opportunities for improving the use of information and data.

The study was conducted as a qualitative case study. The empirical data were collected through semi-structured thematic interviews with organizational employees working in different roles in production. The data were analyzed using content analysis.

The results indicate that information flow within the organization is multi-channel but fragmented. The main challenges relate to fragmented information systems, manual data collection practices, unclear responsibilities, and limited time and resources. Data utilization is further constrained by uneven data availability and varying levels of data-related competencies. The findings also highlight the importance of organizational culture, trust, and leadership in enabling knowledge sharing. The study identifies several development opportunities, including increasing automated and real-time data collection, integrating information systems, utilizing visual reporting tools, and systematically documenting tacit knowledge. The study concludes that improving information flow and data utilization requires a holistic approach in which technological solutions, organizational practices, and organizational culture support each other.