Datan ja intuition yhdistäminen IT-järjestelmähankinnoissa : ostajan ja toimittajan näkökulmien vertailu

Abstract

IT-järjestelmähankintojen merkitys organisaatioiden menestystekijänä kasvaa, mutta merkittävä osa hankkeista ylittää budjettinsa tai tuottaa odotettua vähemmän arvoa. Tämä diplomityö tarkastelee, miten dataa ja asiantuntijaintuitiota hyödynnetään tasapainoisesti IT-järjestelmähankinnoissa ostajan ja toimittajan päätöksenteossa.

Tutkimuksen tavoitteena on ymmärtää datan ja intuition välistä suhdetta sekä muodostaa konseptuaalinen IT-järjestelmähankintojen johtamisen malli. Teoreettinen viitekehys rakentuu dual-process-teoriaan, kognitiiviseen jatkuvuusteoriaan (CCT), naturalistiseen päätöksentekoon (NDM) sekä dataohjautuvan päätöksenteon (DDDM) käsitteisiin, hankintaprosessimalliin ja ostaja-toimittajavuorovaikutuksen dynamiikkaan.

Tutkimus toteutettiin laadullisella tutkimusotteella ja empiirinen aineisto koostuu 14 puolistrukturoidusta haastattelusta, joissa on edustettuna eri ostajan ja toimittajan rooleja. Aineisto analysoitiin teemallisella sisällönanalyysillä sitoen havainnot hankintaprosessiin.

Tulosten mukaan päätöksenteko IT-järjestelmähankinnoissa on puolirationaalista. Intuitio hallitsee erityisesti hankinnan käynnistämis- ja sopimusvaiheessa, kun taas toimittaja-arviointivaihe on analyyttisin. Arviointivaiheessa data toimii usein legitimoinnin välineenä oikeuttaen jo intuitiivisesti tehdyn valinnan. Yllättävä löydös on, että organisaatioiden sisäiset jännitteet ovat neuvotteluvaiheessa usein merkittävämpiä kuin osapuolten väliset jännitteet.

Tulosten pohjalta luotiin konseptuaalinen malli, joka tarjoaa toimenpide-ehdotukset sekä ostajille että toimittajille datan ja intuition tasapainoisemmaksi hyödyntämiseksi. Malli on sovellettava kontekstisidonnaisesti: aikataulupaineen ollessa kova intuitioon nojautuminen on perusteltua, mutta tämä edellyttää organisaatiolta kokemukseen perustuvaa asiantuntemusta ja psykologista turvallisuutta.

The importance of IT system procurement for organizations is growing, yet a significant proportion of projects exceed their budgets or deliver less value than expected. This thesis examines how data and intuition are utilized in IT system procurement decision-making from both buyer and supplier perspectives. The aim is to understand their relationship and develop a conceptual management model, grounded in dual-process theory, Cognitive Continuum Theory (CCT), Naturalistic Decision Making (NDM), and data-driven decision making (DDDM).

The study was conducted with a qualitative research approach, and the empirical data consists of 14 semi-structured interviews representing various buyer and supplier roles, analyzed through thematic content analysis anchored to the phases of procurement process.

The results indicate that decision-making in IT system procurement is semi-rational. Intuition dominates in the initiation and contracting phases, while the supplier evaluation phase is the most analytical. In the evaluation phase, data frequently serves as a legitimation tool to justify a choice already made intuitively. A notable finding is that internal organizational tensions during the negotiation phase exceed the tension between parties.

Based on the findings, a conceptual model was developed providing phase-specific recommendations for both buyers and suppliers to achieve a more balanced use of data and intuition. The model should be applied contextually: when time pressure is high, relying on intuition is justified, but requires experience-based expertise and psychological safety.