Exceeding the threshold : strategies for a small consulting company to enter the market for public infrastructure projects

Abstract

Public infrastructure procurement represents a significant market for consulting firms, but small businesses are often underrepresented in this sector. In particular, high eligibility requirements such as those related to revenue, references, and certifications make it difficult for small businesses to participate in competitive bidding. This can weaken competition and restrict market access, even if small businesses possess the necessary expertise.

This master’s thesis aimed to investigate the strategies a small consulting company can use to enter the public infrastructure market and strengthen its position, particularly in railway sector procurement. In addition, the study examined the potential of artificial intelligence to support the bidding process and documentation. The research was conducted as a qualitative study, and data was collected through six expert interviews and by analyzing decisions of the Market Court.

According to the findings, key success factors for small businesses include expanding their client base through subcontracting and smaller projects, networking with larger players, specialization, and expanding into new related fields. Artificial intelligence can streamline the preparation of bid documents, data management, and cost estimates, but its use is limited by data quality, data security, and skill requirements. Based on the study, a small consulting firm can strengthen its competitiveness by combining phased growth, collaborative networks, and the use of technology.

Julkiset infrastruktuurihankinnat muodostavat merkittävän markkinan konsulttiyrityksille, mutta pienet toimijat ovat niissä usein aliedustettuja. Erityisesti korkeat soveltuvuusvaatimukset, kuten liikevaihto-, referenssi- ja sertifikaattivaatimukset, vaikeuttavat pienten yritysten osallistumista tarjouskilpailuihin. Tämä voi heikentää kilpailua ja rajoittaa markkinoille pääsyä, vaikka pienillä yrityksillä olisi tarvittavaa osaamista.

Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena oli selvittää, millä strategioilla pieni konsulttiyritys voi päästä julkisten infrastruktuurihankkeiden markkinoille ja vahvistaa asemaansa erityisesti rautatiesektorin hankinnoissa. Lisäksi tutkimuksessa tarkasteltiin tekoälyn mahdollisuuksia tarjousprosessin ja dokumentaation tukena. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, ja aineisto kerättiin kuudella asiantuntijahaastattelulla sekä markkinaoikeuden ratkaisuja analysoimalla.

Tulosten mukaan pienyritysten keskeisiä menestyskeinoja ovat referenssipohjan kasvattaminen alihankinnan ja pienempien toimeksiantojen kautta, verkostoituminen suurempien toimijoiden kanssa, erikoistuminen sekä laajentuminen uusille lähialoille. Tekoäly voi tehostaa tarjousasiakirjojen laatimista, tiedonhallintaa ja kustannusarvioita, mutta sen käyttöä rajoittavat datan laatu, tietoturva ja osaamisvaatimukset. Tutkimuksen perusteella pieni konsulttiyritys voi vahvistaa kilpailukykyään yhdistämällä vaiheittaisen kasvun, yhteistyöverkostot ja teknologian hyödyntämisen.