Supporting the transfer of non-project purchases to be handled by global virtual teams

Abstract

Virtual teams are getting more and more popular within organizations since they allow acquiring talented personnel regardless of their location and enable international orientation, which is more or less crucial for succeeding in global competition. The case company is transferring predetermined indirect non-project purchases to be handled by global virtual teams, where the collaboration happens between Finland and India. This work aims to support the planned transfer of the non-project purchases to be handled by the India Procurement organization by examining how the case company’s non-project purchasing process and related operating methods could be improved, unified, and adapted to fit the new operating environment and collaboration between the company’s Finnish and Indian locations and investigating the operation of a global virtual team could be supported in the initial phase of the collaboration.

This thesis was conducted as action research. This work begins with building the needed theoretical framework for understanding the processes and their improving methods, indirect purchases, factors contributing to the success of global virtual teams, and work-related cultural differences between Finland and India. Workshops and observation method were used for data collection and solution creation. The findings of this work suggest that the improvements in the case company were especially related to policies and rules, documents, and information systems process enablers. In total, 8 improvements were identified and implemented throughout this work. The findings also suggested that communication and communication technologies, formalized processes, goals, roles and responsibilities, trust, commitment to the tasks and the team, cultural aspects, and finally leadership actions are factors that contribute to the success of global virtual teams. Two solutions were implemented that aimed at positively contributing to these identified factors.

Virtuaaliset tiimit osana organisaatioiden toimintaa ovat yhä suositumpia, koska ne mahdollistavat osaavan henkilöstön rekrytoimisen näiden sijainnista riippumatta ja osaltaan mahdollistavat kansainvälisen liiketoiminnan, joka on välttämätöntä tämän päivän globaalissa kilpailussa menestymisessä. Case-yritys on siirtämässä tietyt epäsuorat projektien ulkopuoliset hankinnat tehtäväksi globaalien virtuaalisten tiimien toimesta, joissa yhteistyö tapahtuu Suomen ja Intian välillä. Tämä työ tukee suunniteltua siirtoa tutkimalla, miten case-yrityksen projektien ulkopuolisiin hankintoihin liittyvää prosessia ja toimintatapoja voitaisiin parantaa, yhtenäistää ja mukauttaa uuteen toimintaympäristöön sekä tarkastelemalla, miten globaalien virtuaalisten tiimien toimintaa voisi tukea yhteistyön alkuvaiheessa.

Tämä diplomityö toteutettiin toimintatutkimuksena. Työ alkaa teoreettisen viitekehyksen rakentamisella, jolla luodaan ymmärrys prosesseista ja niiden parantamisen metodeista, epäsuorista hankinnoista, globaalien virtuaalisten tiimien toimintaan ja menestymiseen vaikuttavista tekijöistä sekä työhön liittyvistä kulttuurillisista eroista Suomen ja Intian välillä. Tässä työssä tiedonkeruuseen ja ratkaisujen muodostamiseen hyödynnettiin työpajoja ja havainnointia. Työssä havaittiin, että prosessiin liittyvät parannukset liittyivät prosessin mahdollistajista erityisesti käytäntöihin ja sääntöihin, dokumentteihin sekä tietojärjestelmiin. Työn aikana tunnistettiin ja implementoitiin kahdeksan ratkaisua prosessin parantamiseksi. Lisäksi työssä tunnistettiin kommunikaatio ja -teknologiat, virallistetut prosessit, tavoitteet, roolit ja vastuut, luottamus, sitoutuminen tiimiin ja sen tehtäviin, kulttuuriset tekijät sekä johtamistoimet globaalien virtuaalisten tiimien toimintaan ja menestykseen vaikuttaviksi tekijöiksi. Kaksi ratkaisua, jotka tukivat positiivisesti näiden tekijöiden toteutumista, toteutettiin tämän työn aikana.