Requirements prioritisation in Finnish B2G municipal software relationships : a supplier perspective

Abstract

Requirements prioritisation in software product management has been studied in commercial contexts, but the conditions facing suppliers in business-to-government (B2G) markets have received little attention. This thesis examines how B2G-specific conditions shape supplier-side requirements prioritisation when the customers are Finnish municipalities, and how a supplier navigates those conditions in practice. The study is a qualitative single case. Eight supplier-side personnel were interviewed, and the data were analysed using thematic analysis.

Public procurement constrains communication and turns part of prioritisation into compliance work. Municipal budget cycles require early specification of future needs and compressed delivery windows. Statutory change obligations function as non-negotiable priorities that can override other development plans. The supplier's response is structural. Influence is concentrated in the pre-RFP window, before requirements become binding. Product plans are built to the horizon of municipal budget processes, and compliance work is resourced separately from the commercial backlog. The municipal ecosystem reinforces these adaptations: structurally similar and non-competing customers make long-term relationships both feasible and commercially rational. Within the space that external constraints leave open, prioritisation becomes a balancing process in which resources, broader market fit, customer funding, customer size, and technical complexity all influence decisions. Roadmap transparency is where navigation reaches its limits: public-sector expectations of openness and listed-company disclosure restrictions pull in different directions. This tension has not been addressed in the existing literature. The study is limited to the supplier side. The single-case design does not support generalisation to other suppliers or national contexts.

Vaatimusten priorisointia ohjelmistotuotehallinnassa on tutkittu kaupallisissa konteksteissa, mutta toimittajien tilannetta business-to-government (B2G)-markkinoilla, joilla asiakkaina ovat julkisen hallinnon organisaatiot, on tarkasteltu vain vähän. Tässä tutkimuksessa selvitetään, miten B2G-olosuhteet muovaavat toimittajan vaatimusten priorisointia, kun asiakkaina ovat suomalaiset kunnat, ja miten toimittaja hallitsee näitä olosuhteita käytännössä. Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus. Aineistoa varten haastateltiin kahdeksaa toimittajan edustajaa. Analyysi toteutettiin temaattisena analyysinä.

Julkinen hankintalainsäädäntö rajoittaa kommunikaatiota ja muuttaa osan priorisoinnista lakisääteisten vaatimusten toteuttamiseksi. Kuntien budjettisyklit edellyttävät tulevien tarpeiden varhaista määrittelyä ja lyhentävät toimituksille käytettävissä olevaa aikaa. Lakisääteiset muutosvelvoitteet toimivat pakollisina prioriteetteina, jotka voivat syrjäyttää muut kehityssuunnitelmat. Toimittajan sopeutuminen on rakenteellista. Vaikuttaminen keskittyy tarjouspyyntöä edeltävään aikaan, budjettiprosessien aikataulut ohjaavat tuotesuunnittelua ja lakisääteinen kehitystyö resursoidaan erillään muusta tuotekehityksestä. Kuntakenttä tukee näitä käytäntöjä: rakenteellisesti samankaltaiset, keskenään kilpailemattomat asiakkaat mahdollistavat pitkäaikaiset ja taloudellisesti järkevät asiakassuhteet. Ulkoisten rajoitteiden jättämässä tilassa toimittaja tasapainoilee resurssien, markkinasoveltuvuuden, asiakaskohtaisen rahoituksen, asiakkaan koon ja teknisen monimutkaisuuden välillä. Asiakasyhteistyötä koordinoidaan yhteisissä foorumeissa ja organisaation sisäisessä päätöksenteossa. Roadmapin viestintä on se alue, jossa käytännön mahdollisuudet loppuvat: julkisen sektorin avoimuusodotukset ja pörssiyhtiön tiedonantovelvoitteet vetävät eri suuntiin. Tätä jännitettä ei ole käsitelty aiemmassa kirjallisuudessa eikä sitä voi ratkaista pelkästään sisäisiä prosesseja kehittämällä. Tutkimus on rajattu toimittajan näkökulmaan. Yksittäistapaustutkimuksen tulokset eivät ole yleistettävissä muihin toimittajiin tai muihin maihin.