Implementation of robotic process automation in the cost accounting process at the KEHA Centre

Abstract

This master’s thesis examines how Robotic Process Automation (RPA) can be applied to reduce the manual effort required in the KEHA Centre’s cost accounting process. Cost accounting is carried out under the Finnish State Treasury’s shared cost accounting model, and the selected execution phase relies heavily on Excel-based calculation files and repeated transfers of cost data into the Kieku system. The aim of the study was to design, implement, and evaluate an automation solution that reduces repetitive execution work, improves consistency in the process, and supports the production of more up-to-date cost information.

The study follows a Design Science Research (DSR) approach, and the RPA solution was developed iteratively together with Palkeet. The automation targets a selected execution phase in which financial experts first prepare the required input data in a definition document. After that, the robot runs the macro-based calculations in standardized Excel templates and transfers the resulting cost datasets into Kieku in a predefined sequence. In a typical run, the execution phase includes around 20 separate Kieku transfers, one for each calculation step or template output.

The results show that the implementation reduced repetitive manual execution work and improved the predictability and consistency of the cost accounting run. The expert role remains essential, especially in input preparation, exception handling, and final reconciliation, but automating the execution phase creates a realistic basis for running the cost accounting cycle more frequently than the current twice-yearly schedule when resources allow. The findings also indicate that RPA is particularly well suited to rule-based and standardized public-sector finance processes that follow a shared national model.

Tässä diplomityössä tarkastelen, miten ohjelmistorobotiikkaa (RPA) voidaan hyödyntää KEHA-keskuksen kustannuslaskentaprosessin työlään suoritusvaiheen keventämisessä. Kustannuslaskenta tehdään valtion yhteisen kustannuslaskentamallin mukaisesti, ja arjessa työ nojaa edelleen vahvasti Exceliin sekä toistuviin tietojen siirtoihin Kieku-järjestelmään. Tavoitteeni oli suunnitella, toteuttaa ja arvioida automaatioratkaisu, joka vähentää rutiininomaista suorittamista, tekee tekemisestä yhdenmukaisempaa ja tukee ajantasaisempaa kustannustietoa.

Työ toteutettiin suunnittelututkimuksena (Design Science Research, DSR), ja ratkaisua kehitettiin iteratiivisesti yhdessä Palkeiden kanssa. Automatisoitava vaihe alkaa siitä, kun talousasiantuntija on koonnut ja syöttänyt tarvittavat tiedot määrittelydokumenttiin. Tämän jälkeen robotti käynnistää laskentapohjien makroajot, vie laskennan vaiheet läpi ja siirtää laskennan tuottamat kustannustiedot Kiekuun erillisinä raportointidatasetteinä (tyypillisesti noin 20 siirtoa yhtä ajokertaa kohden) ennalta määritellyssä järjestyksessä. Lopullinen täsmäytys ja raportointi tehdään edelleen Kiekun raporttien perusteella.

Tulosten perusteella automaatio vähensi selvästi toistuvaa manuaalista suoritustyötä ja teki suoritusvaiheesta ennustettavamman ja yhdenmukaisemman. Asiantuntijatyö ei kuitenkaan poistu prosessista: esivalmistelu, poikkeusten käsittely sekä täsmäytys ovat edelleen keskeisiä vaiheita. Kun suoritusvaiheen kuormitus pienenee, kustannuslaskentaa on realistisempaa ajaa nykyistä useammin kuin kaksi kertaa vuodessa resurssien niin salliessa. Tiheämpi ajorytmi tukee ajantasaisempaa kustannustietoa ja voi auttaa havaitsemaan täsmäytyksissä ilmeneviä poikkeamia aiemmin. Työ osoittaa myös, että valtion yhteisen mallin mukaisessa, sääntöpohjaisessa ja standardoidussa prosessissa RPA soveltuu hyvin rutiinisuorituksen automatisointiin.