System capability for sustainability reporting in an inland freight coordination company

Abstract

This master’s thesis investigates system capability for CSRD-aligned sustainability reporting in a Finnish inland freight coordination company. The aim is to gain understanding of how sustainability data can be collected and reported. Additionally, it is examined how a baseline can be drawn for emissions generated by so-called empty drives, where a truck is driving without cargo, and how these could be mitigated.

During the project period the software system used by the case company was studied in detail. The focus was on the system’s capabilities as well as the way it was being used by the company. Autoethnographic observation while working in the company yielded valuable insights into attitudes and working practices in the company as well as deeper understanding of the platform’s use cases, features, and limitations. As a result, the transport management system can produce CSRD compliant emission data. A system solution was found for promoting circular route planning. Additionally, several concrete suggestions for enhanced system utilization were cultivated.

Based on the insights gained through this thesis project, it can be stated that there is substantial room for improvement in the system utilization within the company. The most relevant sustainability data for reporting consists of delivery distances, cargo weight, and equipment fuel consumption. This data can be extracted from the system and formatted into reports. In its current state, the system can track circular deliveries, but adjustments need to be made to the way data is logged. The system can process significantly more information than it is currently being used for. By taking full advantage of the system’s features, its strategic value increases in the future.

Tämä diplomityö on toteutettu tapaustutkimuksena yritykselle. Työn tavoitteena on selvittää yrityksen käyttämän kuljetustenhallintajärjestelmän valmiudet CSRD:n mukaisen vastuullisuusdatan keräämiseen ja raportointiin. Lisäksi tavoitteena on tutkia, kuinka niin sanottuja tyhjiä ajoja, missä auto joutuu ajamaan ilman lastia, voidaan seurata ja minimoida.

Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi kuljetushallinta-alustaan ja sen ominaisuuksiin, sekä yhtiön sisäisiin asenteisiin ja toimintatapoihin perehdyttiin autoetnograafisesti työskennellessä tilausten käsittelijänä tapausfirmassa. Tuloksena saatiin näkemys siitä, mitkä ovat järjestelmävalmiudet kestävyysdatan keräämiseen ja käsittelyyn, millaisia EU-direktiivin mukaisia kestävyysraportointivelvoitteita on, miten järjestelmää voidaan hyödyntää kiertotalouden mukaiseen ajojärjestelyyn, sekä millaisia mahdollisuuksia havainnot antavat yrityksen toiminnan ja kestävyyden tehostamiselle.

Tapausyritykselle raportoinnin kannalta keskeisin kestävyysdata saadaan laskettua ajojen pituuksien, tavaran painon ja kuljetusvälineiden kulutuksen avulla. Järjestelmää voidaan hyödyntää tyhjien ajojen vähentämiseksi sellaisenaan, mutta tämä vaatii sisäisiä muutoksia järjestelmän käyttötapoihin. Havaintojen perusteella voidaan todeta, että järjestelmää on mahdollista hyödyntää merkittävästi nykytilannetta enemmän. Järjestelmä kykenee luomaan lukuisia vertailukelpoisia raportteja ja uusia datatyyppejä keräämällä ja yhdistelemällä näiden raporttien hyöty ja strateginen arvo nousee.