Transforming operational data into strategic information in a software development organization

Abstract

This research focuses on a challenge identified in a software development organization where large amounts of data are available from multiple sources, but its utilization remains largely limited to short-term operational use. As a result, the data does not sufficiently support decision-making over longer time periods. The primary objective of the research is to examine how operational data related to software development and the reporting based on it can be utilized in strategic decision-making. In addition, the study examines the current use of operational data and reporting in decision-making, the organization’s information needs for strategic decision-making, and the reasons why operational information does not provide a strategic overall picture. Finally, the research produces a conceptual Operational-to-Strategic Information Model.

The study was conducted as a qualitative case study. The research data were collected through thematic interviews and analysed using thematic analysis. The findings indicate that operational data forms the foundation for strategic decision-making; however, the fragmentation of information across multiple systems, challenges in information flow, and manual processing steps hinder the formation of a strategic view. The identified development needs were particularly related to supporting decision-making, improving long-term planning, and increasing customer visibility.

Based on the interview findings, the analysis, and the Operational-to-Strategic Information Model, the study demonstrates that the effective utilization of operational information in strategic decision-making requires information refinement, the integration of multiple information sources, and the support of information flow within the organization.

Tässä tutkimuksessa keskitytään eräässä ohjelmistokehitysorganisaatiossa ilmenneeseen ongelmaan, jossa dataa on saatavissa runsaasti eri lähteistä, mutta sen hyödyntäminen jää pitkälti lyhyen ajan operatiivisen käytön tasolle. Data ei näin riitä tukemaan päätöksentekoa pidemmällä ajanjaksolla. Tutkimuksen päätavoite on tutkia, miten ohjelmistokehitykseen liittyvää operatiivista dataa ja sen pohjalta luotua raportointia voidaan hyödyntää strategisessa päätöksenteossa. Lisäksi tutkimuksessa tarkastellaan operatiivisen datan ja raportoinnin nykyistä käyttöä päätöksenteossa, organisaation tietotarpeita strategisessa päätöksenteossa sekä syitä sille, miksi operatiivinen tieto ei muodosta strategista kokonaiskuvaa. Lopuksi tutkimuksessa muodostetaan konseptuaalinen operatiivisesta strategiseksi tiedoksi -malli.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena ja sen aineisto kerättiin teemahaastatteluilla, joiden tulokset analysoitiin temaattista analysointia hyödyntäen. Tulosten perusteella operatiivinen data toimii strategisen päätöksenteon perustana, mutta tiedon fragmentoituminen useisiin järjestelmiin, tiedonkulun haasteet ja manuaaliset työvaiheet vaikeuttavat strategisen kokonaiskuvan muodostamista. Kehitystarpeet liittyivät erityisesti päätöksenteon tukemiseen, pitkän aikavälin suunnitteluun sekä asiakasnäkyvyyden parantamiseen.

Haastatteluiden tulosten, analyysien ja operatiivisesta strategiseksi tiedoksi -mallin avulla kyetään osoittamaan, että operatiivisen tiedon hyödyntäminen strategisessa päätöksenteossa edellyttää tiedon jalostamista, useiden tietolähteiden yhdistämistä sekä organisaation sisäisen tiedonkulun tukemista.