Reorganization of procurement functions in a growth company : energy and process technology company

Abstract

The strategic significance of procurement has grown significantly as companies seek to gain a competitive advantage. In fast-growing companies, the traditional decentralized operating model often becomes a bottleneck that causes inefficiencies. This master’s thesis examines the reorganization of procurement functions in a rapidly growing project-based energy and process engineering company. The objective of the study is to identify a procurement structure that optimally balances strategic and operational procurement.

The study was conducted as a qualitative case study. The empirical data was gathered through five semi-structured thematic interviews with key personnel from the case company and experts from two benchmark companies. The data was analysed using qualitative content analysis.

The findings of the study indicate that the rapid growth of the case company has led to a structural misfit, where project managers spend a significant amount of time on procurement tasks. Furthermore, the lack of strategic procurement increases project costs and creates unclarity in procurement management. The empirical analysis demonstrates that more established companies have resolved these challenges by utilizing a centrally led hybrid procurement model. The study recommends that the target company transition from a decentralized model to a centrally led hybrid procurement model with a suggested action plan.

Hankintatoimen strateginen merkitys on kasvanut merkittävästi yritysten hakiessa kilpailuetua. Nopeasti kasvavissa yrityksissä perinteinen hajautettu toimintamalli muodostuu usein pullonkaulaksi, joka aiheuttaa tehottomuutta. Tässä pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan hankintatoimintojen uudelleenorganisointia nopeasti kasvavassa, projektipohjaisessa energia- ja prosessitekniikan yrityksessä. Tutkimuksen tavoitteena on tunnistaa hankintarakenne, joka tasapainottaa strategisen ja operatiivisen hankinnan optimaalisesti.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Empiirinen aineisto kerättiin viidellä puolistrukturoidulla teemahaastattelulla kohdeyrityksen avainhenkilöiltä sekä kahden vertailuyrityksen asiantuntijoilta. Aineisto analysoitiin laadullisella sisällönanalyysilla.

Tutkimuksen tulokset osoittavat kohdeyrityksen nopean kasvun johtaneen rakenteelliseen misfit-tilaan, jossa projektipäälliköiden aikaa kuluu merkittävästi hankintatehtäviin. Lisäksi strategisen hankintatoimen puute nostaa projektien kustannuksia sekä aiheuttaa epäselvyyttä hankintojen johtamisessa. Empiirinen analyysi osoittaa, että vakiintuneet yritykset ovat ratkaisseet nämä haasteet hyödyntämällä keskitetysti johdettua hybridi hankintamallia. Tutkimus suosittelee kohdeyritystä siirtymään hajautetusta mallista keskitetysti johdettuun hybridihankintamalliin vaiheittaisen toimintasuunnitelman mukaisesti.