Using the balanced scorecard as a tool for procurement strategy implementation

Abstract

Tavoitteena diplomityössä oli tutkia, miten hankintastrategiaa saataisiin paremmin toteutettua jokapäiväisessä työssä. Strategian implementointiin käytettiin strategiakarttaa sekä balanced scorecard -mittareita. Tutkimus toteutettiin hankintaosastolla Vaasan & Vaasan Oy:ssä, joka toimii leipomotoimialalla viidessä maassa Itämeren alueella.

Hankinnan strategiakartta ja balanced scorecard -mittarit laadittiin olemassa olevan hankintastrategian pohjalta. Perinteisiä balanced scorecard -näkökulmia muokattiin paremmin hankintatoimeen sopiviksi. Malliin lisättiin toimittajanäkökulma ja hankinnan rooli pääprosessien tukifunktiona otettiin huomioon muuttamalla balanced scorecardin asiakasnäkökulma sisäisen asiakkaan näkökulmaksi. Strategiakartta myös laadittiin niin, että hankinnan sisäisten asiakkaiden odotukset ovat kartassa tasavertaisina taloudellistentavoitteiden kanssa. Balanced scorecard -mittareiden määrä pidettiin pienenä, jotta niiden toimintaa ohjaava vaikutus olisi mahdollisimman suuri. Mittareita voidaan vaihtaa strategian muuttuessa.

Työssä todettiin, että strategiakartta ja balanced scorecard ovat hyviä välineitä strategian muuttamiseen konkreettisiksi toimenpiteiksi myös tukifunktiossa, kun esimerkiksi mallin näkökulmia muokataan tapauskohtaisesti. Strategiakartat ja balanced scorecard tulisi kytkeä osaksi koko yrityksen strategista suunnittelua. Strategiakartan ja balanced scorecardin käytöstä on hankinnalle monia hyötyjä. Työntekijät hahmottavat paremmin oman panoksensa yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa. Käytetyt työkalut voivat tukea myös konsernin yksiköiden hankintojen keskittämiskehitystä.

The target in this master's thesis was to find out how the procurement strategy could be implemented in a more effective way in everyday work. Strategy map and balanced scorecard measures were used for strategy implementation. This study was conducted at the purchasing function of Vaasan & Vaasan Oy, which is a bakery company that operates in five countries in the Baltic Sea region.

The strategy map and balanced scorecard measures were formulated on the basis of an existing procurement strategy. Traditional balanced scorecard perspectives were redefined in order to be better suited for the procurement function. A supplier perspective was added to the model. The role of procurement as a support function contributing to the core processeswas taken into account by changing the customer perspective of the balanced scorecard into an internal customer perspective. In addition, the strategy map was formulated the way that the expectations of the internal customer are as important as the financial objectives. The number of balanced scorecard measures was kept small so that the impact on operations would be as great as possible. The measures can be changed when the strategy changes.

It was found out in this thesis that the strategy map and balanced scorecard are good tools for turning the strategy into concrete actions in the support functions too when for example the perspectives are redefined case-specifically. The strategy maps and balanced scorecard should be linked to be a part of the strategic planning of the whole company. Procurement can in many ways benefit from using the strategy map and balanced scorecard. The employees get a better understanding of their own contribution to reaching the objectives of the whole organization. The toolsused can also promote the centralization development of procurement at group level.