Process Evaluation and Business Process Reengineering in Forest Industry

Abstract

Pro gradu -tutkielman tavoitteena oli selvittää millaisia muutoksia uusi SAP-pohjainen järjestelmä aiheuttaa metsäteollisuusyrityksen hankinta-prosesseissa ja ostajien työssä. Tilannetta tarkasteltiin myös liiketoiminta-prosessien uudistamisprojektina. Tutkimus oli kvalitatiivinen case-tutkimus, jonka lähteinä olivat haastattelut ja prosessikuvaukset. Hankintaprosessit on pyritty standardisoimaan ja kuvaamaan tarkasti, koska järjestelmä on tarkoitus ottaa vähitellen käyttöön yrityksen kaikissa toimipisteissä. Teoriaosassa käsiteltiin globaalia hankintaa, erilaisia tilauksia, sähköistä liiketoimintaa ja uudistettujen liiketoimintaprosessien käyttöönottoa sekä siihen liittyviä haasteita. Yritys pyrkii kehittämään hankintatoimintaansa ja hyödyntämään kokonsa tuomia mittakaavaetuja, uusi järjestelmä on merkittävä osa tätä kehitystyötä. Haastattelujen perusteella uusi järjestelmä on toivottu ja siihen kohdistuu paljon odotuksia. Järjestelmän käyttöönotto tulee olemaanhaastava tehtävä, koska järjestelmän käyttäjiä on paljon ja loppukäyttäjät tekevät entistä enemmän tapahtumia järjestelmään tilausaloitteiden ja kotiinkutsujenmuodossa. Tehdasostajien roolissa tapahtuu muutoksia, rutiinitilaamisen vähentyessä he toimivat tietoa molempiin suuntiin jakavina linkkeinä keskitetyn hankinta-organisaation ja tehtaan välissä.

The objective of this thesis was to find out what kind of changes a new SAP-based data system will cause in procurement processes and buyers' work in forest industry company. Business process reengineering and its implementation was the other goal of this study. The research method was qualitative case study based on interviewsand process blueprints and documents. The procurement processes are standardized and described as exactly as possible in the blueprints as there is an intention to implement the new system to all production plants. The theoretical part deals with global sourcing, orders, e-procurement, implementation of business process reengineering and the challenges involved in that project. The company is developing sourcing and procurement processes and striving to leverage its purchasing power. The new data system is part of this development work. According to interviews the new system is desired and there are high expectations for it. The implementation of the system will be a challenging project, because there are a lot of users to be trained and the number of transactions made by end users, willsubstantially increase. The role of the local buyers will change as instead of placing routine orders only, they will provide information and feedback from themill to the sourcing organization and vice versa.