The Role of an Enterprise Portal in Knowledge Management Strategy, Case: Private Equity Investor

Abstract

Työ tutkii yritysportaalin roolia organisaation tietojohtamisessa. Tutkimusongelman ratkaisemiseksi luodaan viitekehys, jossa yritysportaalin ja tietojohtamisen teoriat linkittyvät. Työn empiirisessä osassa viitekehys on pohjana case-yritykselle rakennettavalle yritysportaalille. Laadullinen tutkimus käsittää teoriaosuuden sekä osallistuvaan case-tutkimukseen perustuvan empiriaosuuden. Työn runko muodostuu kahden vastakkaisen tietojohtamisajattelun vuoropuhelusta, jotka ovat informaatioteknologiaan- ja strategiseen johtamiseen perustuvat näkökulmat. Toimivan tietojohtamismallin täytyy sisältää molemmat aspektit. Jokainen organisaatio tarvitsee informaation hallintaan liittyviä toiminnallisuuksia ja täten eksplisiittisen tiedon hallinta tietojärjestelmien avulla on onnistuneen tietojohtamisen kulmakiviä. Tätä perusinfrastruktuuria on mahdollista laajentaa hiljaisen tiedon hallintaan perustuvilla tietojohtamismenetelmillä. Työn ratkaisu näiden kahden näkemyksen, 'kovan' informaatioteknogiaan painottuvan sekä 'pehmeän' ihmisnäkökulman integrointiin, on yritysportaali. Työssä käytettävä yritysportaalin viitekehys rakentuu kolmeen päätoiminnallisuuteen; sisällönhallintaan, yhteistyöominaisuuksiin ja liiketoimintatiedon hallintaan. Työ todistaa yhteyden viitekehyksen sekä tietojohtamisen perusmallien, kuten tietojohtamisen prosessimallin sekä tietoympäristöjen välillä. Yritysportaali voi täten toimia, ei ainoastaan yksittäisten tietojohtamistyökalujen implementoinnissa, vaan tietojohtamisstrategian luomisen apuna tarjoten alustan tai 'katalyytin' kokonaisvaltaiselle tietojohtamiselle.

The study examines the role of an enterprise portal in an organization's knowledge management (KM) strategy. To solve the research questions, the framework consisting of the connection between KM and enterprise portal is built. In the empirical part, enterprise portal based on the framework is designed for the case company. The study is the interplay of theoretical analysis and empirical project work. The scientific approach is qualitative and the methods used are theoretical literature review and explorative case study. The main thread throughout the study is the dialogue between two KM views; Information Technology- and Strategic Management based views. The comprehensive KM framework must combine both of these views. All organizations need information management aspects to KM and, therefore, managing explicit knowledge with information systems should be the grass root level knowledge management. It is the basic infrastructure that can be extended with the tacit based knowledge management. This study's solution for integrating 'soft' KM theories and 'hard' information technology issues is enterpriseportal. The enterprise portal framework builds up to the three essential functionalities of enterprise portal theory - enterprise content management, collaboration and business intelligence. The study proves the link between the framework and main KM models such as knowledge processes and knowledge environments. The enterprise portal is a tool to implement not only single KM tools, but the overall KM strategy. It can serve as a platform or an accelerator for overallknowledge management strategy in an organization.