Procurement in Project Implementation

Abstract

Tutkimus keskittyy hankintatoimen kehittämiseen osana laitosprojektien toteutusta. Työ pohjautuu empiiriseltä taustaltaan Pöyry Oyj:n projektiliiketoimintaan ja työn tarkastelunäkökulmaksi onvalittu projektihallinnosta vastaavan yrityksen näkökulma. Tutkimus on hyvin käytännönläheinen ¿ se lähtee hankinnan ja sen seurannan ongelmista ja pyrkii tarjoamaan niihin uudenlaisia ratkaisuja. Pohjimmiltaan tutkimus kuuluu teollisuustalouden piiriin, vaikka tietojärjestelmätieteellä on vahva tukirooli. Työn tavoitteet ja tulokset liittyvät teollisuustaloudelle ominaisesti yrityksen toiminnan kehittämiseen, käytetyt välineet ja ratkaisut puolestaan hyödyntävät tietojärjestelmätieteen antamia mahdollisuuksia. Tutkimuksessa on käytetty konstruktiivista tutkimusotetta, jonka mukaisesti on luotu innovatiivisia konstruktioita ratkaisemaan aitoja reaalimaailman ongelmia ja tätä kautta tuotettu kontribuutioita teollisuustaloudelle. Tavoitteena oli järjestää hankintatoimi ja sen seuranta suurissa laitosprojekteissa tehokkaammin. Tätä varten uudistettiin ensin projektihallinnon ja hankintatoimen toimintaohjeet vastaamaan paremmin nykyajan vaatimuksia. Toimintaohjeiden perusteella ryhdyttiin toteuttamaan hankintaohjelmistoa, joka pystyisi kattamaan kaikki toimintaohjeissa kuvatut piirteet. Lopulta hankintaohjelmisto toi mukanaan uusia piirteitä projektihallintoon ja hankintatoimeen ja nämä sisällytettiin toimintaohjeisiin. Tähän kehitystyöhön ryhdyttiin, jotta laitosprojektien projektihallinto ja hankintatoimi toimisivat paremmin, eli pienemmin kustannuksin tuottaen projekteissa tarvittavat tulokset nopeammin, tarkemmin ja laadukkaammin. Tutkimuksella on kolmenlaisia tuloksia: hankintatoimen parannetut metodit, hankintaohjelmiston pohjana olevat toiminta- ja laskentamallit sekä implementaationa hankintasovellus. Uudistetut projekti- ja hankintaohjeet kuvaavat hankintatoiminnan parannettuja metodeja. Hankintaohjelmistoasuunnitellessa ja kehitettäessä tehdyt kuvaukset sisältävät uusia malleja niin hankintaprosessille kuin hankinnan seuraamiseksi suurissa laitosprojekteissa. Itse ohjelmisto on tuloksena implementaatio, joka perustuu parannettuihin hankintametodeihin ja uusiin toiminta- ja laskentamalleihin. Uudistetut projekti- ja hankintaohjeet ovat olleet käytössä Pöyry Oyj:ssä vuodesta 1991. Vuosien varrella nämä toimintaohjeet ovat auttaneet ja tukeneet satojen laitosprojektientoteutusta ja ylläpitäneet Pöyry Oyj:n kilpailukykyä kansainvälisenä projektitalona. Hankintasovellus puolestaan on ollut käytössä useissa projekteissa ja sen on havaittu pienentävän hankintatoimen suoria työkustannuksia laitosprojekteissa. Sovelluksen katsotaan myös tuovan epäsuoria kustannussäästöjä parempien hankintapäätösten muodossa, mutta näiden säästöjen suuruutta ei pystytä luotettavasti arvioimaan.

This research focuses on procurement in project implementation. The topic is studied from the viewpoint of anengineering and consultancy company, Pöyry Oyj. The used research method, the constructive research approach, resulted in the enhanced procurement practice, the descriptions of the procurement software, and the programmed software. The topic and research method indicate that the research has dual scientific nature; itbelongs partly to business science (procurement and project management) and partly to Information Systems (development of procurement application). The primary task of the research was to develop the procurement function in project environments. The study began with the rewriting of the project manuals. The necessary background information of the procurement function was acquired in therevising of the Project Management Manual and Procurement Manual. The rewritingof the project manuals was a very efficient way to learn the company practices and get to know the people. The study continued by designing and programming a procurement application. A new procurement framework was developed to support the software development. The framework integrates the project knowledge of Pöyry Oyj with the concurrent engineering approach. The framework changed thelinear procurement model of Pöyry Oyj to a circular model. The original idea ofthe software development was to harness best practices in procurement, including the follow-up of procurement, via a procurement application. The application would force the project professionals to follow the best practices and thus use proper project procedures. At the time, there were no suitable commercial applications for procurement in industrial projects and procurement tasks were carried out with manual systems supported by miscellaneous office programs. Thesoftware works following the new, circular procurement framework. The software covers the procurement process from the inquiry specification and ends at contract signing. If the procurement schedules and working hours are available, also schedule comparisons and workload-based progress estimates are calculated. Assuming that the basic system data is recorded, the software is able to automaticallyestimate the procurement status. The estimation method can be generalised to cover processes, whose progress can be estimated by the used working hours. The rewritten project manuals, the Project Management Manual and the Procurement Manual, have been in use for ca. 15 years. These manuals have helped and supported project management in numerous projects and sustained the competitive advantage of Pöyry Oyj. The procurement software has been used in several projects and it demonstrably decreases direct labour costs in the procurement function inlarge industrial plant projects. The software is also assumed to bring considerable indirect savings in project implementation, but they cannot be reliably estimated.