Koulutuskuntayhtymän hankintalogistiikan nykytilan selvitys ja kehittäminen

Abstract

Työn tavoitteena oli kartoittaa Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hankintaprosessin nykytila, analysoida saatuja tuloksia ja pohtia menetelmiä hankintatoimintaan liittyvien prosessien parantamiseksi. Päähuomio kohdistettiin materiaalihankintoihin. Julkisia hankintoja ohjaavat lait ja asetukset, joiden keskeisimmät tavoitteet ovat avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys. Lisäksi laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta vaikuttaa asiakirjojen julkisuuteen hankintaprosessin aikana.Tutkimuksessa havaittiin, että erittäin suuri osa ostoista on markkamääräisesti pieniä ostoja, jotka aiheuttavat hintaansa nähden suuret hankintakustannukset. Toimittajia on paljon ja rahallisesti pienten toimittajien määrä on erittäin suuri. Tästä on seurauksena se, että toimittajayhteistyö on useiden toimittajien kanssa hyvin satunnaista ja toimitusten valvonta ja toimittajaseuranta vaikeutuu. Toimittajien kehittämiseen ei tästä johtuen enää riitä resursseja. Toimittajayhteistyö julkisiin hankintoihin erikoistuneen kauppatalon kanssa on vasta alullaan ja yhteistyön määrä vaihtelee paljon eri koulutusyksiköissä. Yllättäviä tuloksia tuotti toimittajan hintojen kehitys sopimuskauden aikana. Hinnoissa oli tapahtunut kaikissa tuoteryhmissä huomattavaa nousua vuoden aikana.Hankintatoimintaa voidaan kehittää nopeuttamalla nykyisiä prosesseja hyväksikäyttäen olemassa olevaa Intranet-tekniikkaa. Samoin sähköinen kaupankäynti on useissa tuoteryhmissä varteenotettava ja tulevaisuudessa edelleen kehittyvä vaihtoehto. Toimittajaseurantaa tulee tehostaa ja toimittajien kanssa tulee pyrkiä avoimeen ja jatkuvaan yhteistyöhön.Hankintayhteistyön kehittäminen omistajakuntien kanssa ja Etelä-Karjalan julkisen sektorin yhteishankintoihin sitoutuminen olisivat tehokas tapa säästää hankintakustannuksissa.

The purpose of this thesis was to examine the present acquisition process in the Municipal Federation of Education in the South Carelia District, to analyse results and to develop methods for improving the process. The main attention was payed to material purchases.The public acquisitions are under the supervision of the laws and statutes. The main aim of the law is loyal, fair and non-discriminant treatment of the suppliers.An observation was that there were a lot of small purchases and they cause too much costs in the purchasing. There are plenty of suppliers and a great number of them have very little deliveries. Because of this the co-operation with the suppliers is casual. The control of the suppliers is difficult and there are no resources to develop the co-operation with the suppliers. The co-operation with the supplier, which concentrates on public acquisitions, is only beginning. The development of the prices was surprising. In all product groups the prices had advanced much during the previous year.One way to improve processes is using the intranet. With intranet the activities in the processes can be faster and simple. Electrical business is also a very important opportunity in supplying many products. There is much to do in developing the control of the suppliers. With an open and continuous collaboration it is possible to reduce costs. The co-operation with the other public communities like the cities which are the owners of the municipal federation, is a very efficient way to lower.costs