EDI-järjestelmän käyttöönottoprosessi pienessä tukkuliikkeessä

Abstract

Työn tavoitteena oli auttaa yritystä ensimmäisessä EDI-projektissa ja dokumentoida prosessia tulevaisuutta varten. Työn tarkoitus on toimia oppaana yrityksen seuraavissa EDI-projekteissa. Ensin luotiin kirjallisuuden avulla kokonaiskuva EDIstä ja EDI-järjestelmistä. Tämän jälkeen pyrittiin luomaan kuva EDIn mahdollisista vaikutuksista yritykseen, esimerkiksi siitä saatavista hyödyistä ja aiheutuvista ongelmista ja kustannuksista. Yrityksen EDI-projektin etenemisestä pyrittiin kirjaamaan ylös tärkeimmät vaiheet. Prosessia vietiin eteenpäin lyhyissä pätkissä, joiden väliin jäi pitkiäkin aikoja. Lisäksi dokumentoitiin yrityksen tulevaa EDI-järjestelmää ja käytettäviä tekniikoita. Yritys osti EDI-järjestelmänsä valmiina, mutta jonkin verran räätälöintiä jouduttiin tekemään niin EDI-järjestelmään kuin toiminnan-ohjausjärjestelmäänkin. Ongelmia teknisessä toteutuksessa tuli vastaan, mutta ne olivat aina selvitettävissä. Yrityksessä selvitettiin myös perinteisin tavoin käydyn kauppatapahtuman kulkua ja toimintatapoja. Tämän jälkeen mietittiin, miten EDI tulee muuttamaan prosessia. Huomattiin kuitenkin, että vaikutusten miettiminen ennen EDIn käyttöönottoa on melko vaikeaa. Tulevaisuutta ajatellen kartoitettiin mahdollisuuksia EDI-järjestelmien käyttöön yrityksen muiden asiakkaiden ja kahden toimittajan kanssa. Mahdollisuuksia EDIn laajentamiseen löytyi molempiin suuntiin.

The objective of the thesis was to help Saint-Gobain Pipe Systems launch their first EDI project and to document the process. The purpose of the thesis is to serve as a guide in the following EDI projects. A general view of EDI and EDI systems were created. After this, the effects of the EDI system on the company were examined, for example the benefits, the problems and the costs of EDI system. The most important phases of the EDI progress were documented. The company’s EDI project was carried out step by step. In addition, the concrete systems and techniques to be used by the company were documented. The company bought its EDI system from an EDI system supplier but some customization had to be done. There were also some problems with technical installations but all problems were solved. The company’s traditional business process and operation mode were also clarified. After this the changes that EDI brings to the business process and operation mode were analysed. The changes proved to be difficult to predict.For the future EDI projects the possibilities of using EDI with other customers and suppliers were examined. It will be possible to expand company’s EDI operations with both customers and suppliers.