Toimintojärjestelmän rakentaminen. Laatu- ja ympäristöjärjestelmän rakentaminen kuljetusyritykselle ja sen tytäryhtiöille

Abstract

Tämän työn tavoitteena oli helpottaa kuljetusyrityksiä toimintajärjestelmän rakentamisessa. Yrityksen toiminnan jatkuva parantaminen ja kehitystyö tehtiin huomioiden sekä talous- että ympäristötekijät. Työssä perehdyttiin laatu- ja ympäristökäsitteiden kirjallisuuteen ja niitä koskeviin lakeihin. Malli pohjautuu ISO 9001 ja ISO 14001 standardeihin. Malli toimintajärjestelmän rakentamiseksi on suunniteltu yleisohjeeksi erilaisille ja erikokoisille kuljetusyrityksille. Ei ole olemassa vain yhtä oikeaa tapaa rakentaa toimintajärjestelmä, vaan jokainen yritys rakentaa oman järjestelmän yrityksen toimintaympäristöstä ja kulttuurista riippuen. Yrityksen johdon täydellinen sitoutuminen järjestelmän rakentamiseen on ehdoton edellytys työyhteisön jäsenten sitoutumiselle uuteen toimintamalliin. Järjestelmään sisältyvät yrityksen taustatiedot ja toiminta-ajatus sekä laatu- ja ympäristöpolitiikka. Oleelliset prosessit on myös kuvattava sekä ympäristöasiat suunniteltava. Lisäksi yritysten organisaatiot on kuvattava sekä johdon katselmukset, resurssit, auditoinnit, mittaaminen, poikkeamien hallinta että jatkuva parantaminen on selvitettävä. Järjestelmän rakentamisen jälkeen suurimman haasteen muodostaa henkilöstön asenteiden ja toimintatavan muuttaminen kouluttamisen avulla. Koulutuksessa täytyy huomioida kaikki yrityksen henkilöstöryhmät. Sekä sisäisillä että ulkoisilla auditoinneilla valvotaan jatkuvaa toiminnan oikeellisuutta. Kilpailukykyyn vaikuttava järjestelmän sertifioinnin määräaikaisuus asettaa henkilöstölle motivaation jatkuvaan parantamiseen ja toiminnan kehittämiseen.

The purpose of this thesis was to make it easier for a transport company to design a new operation system. When the company improved the operation system and development work both economy and environment were taken into consideration. The theories of quality and environment were examined thoroughly in the beginning of this thesis. The model was based on standards of ISO 9001 and ISO 14001. The model of building up the operation system is designed as a general principle for different transport companies. There is not just one and only correct way to design the operation system. Every company has to design it’s own operation system depending on environment and culture of the company. The directors of the company have to make a contract to design the operation system to get the employees committed to it as well. The background information, business idea, quality and environment politics are included in the operation system. The main processes and ecological conditions are also described and designed at the operation system. Moreover the inspection of directors, resources, measuring and continuous progress are very important affairs at the operation system. After the operation system is designed it is reasonable to train all employees because they have to change their attitudes and the way they will work. Every employees has to take part in the job training. Both inside and outside observation of the company will supervise that the employees will act according to the instructions. Because the company may get the certificate only temporarily which will motivate the employees to continuous improving and development work.