Palkanlaskentajärjestelmän kehittäminen

Abstract

Työn tavoitteena oli selvittää palkanlaskennan nykytilaa ja sen uudistamisen mahdollisuuksia etenkin SAP HR-ohjelmiston valossa. Ensin selvitettiin palkanlaskentaan ja sovellushankintaan liittyviä vaatimuksia kirjallisuuden avulla. Tämän jälkeen tutustuttiin palkanlaskennan nykytilaan haastattelujen, prosessikuvausten ja sisäisten dokumenttien avulla. SAP HR-ohjelmistoon tutustuttiin siihen liittyneiden työtehtävien, erilaisten koulutusmateriaalien ja esittelyiden avulla. Yrityksessä on jo aiemmin yritetty korvata henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmiä, mutta projekti keskeytettiin. SAP HR-ohjelmiston henkilöstöhallinto-osuutta ollaan ottamassa käyttöön koko yrityksen laajuudessa. Palkanlaskentajärjestelmä vaatii pikaista uusintaa vanhan teknologian ja suuren henkilöriippuvuuden takia. Nykyiset työajanhallinnan ja palkanlaskennan prosessit yrityksessä ovat tiukasti sidottuja nykyisten järjestelmien kanssa ja uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii muutoksia koko ketjuun työvuorojen suunnittelusta palkanlaskentaan ja raportointiin asti. Johtopäätöksenä todetaan SAP HR:n palkanlaskennan soveltuvan yrityksen palkanlaskentaan ja tarjoavan monia uusia mahdollisuuksia. Suurimmat mahdollisuudet liittyvät kokonaisten prosessiketjujen läpinäkyvyyteen ja parempaan ohjailtavuuteen. Tämä kuitenkin vaatii nykyistä tarkempaa sisäisten prosessien selvittämistä, SAP HR-palkanlaskennan kyvykkyyden tarkempaa tutkimisia, vaihtoehtoisten ohjelmien vertailua sekä ennen kaikkea valmiutta muuttaa nykyisiä prosesseja.

The objectives of this thesis were to clarify the present condition of the payroll system in the company, as well as to explore the possibilities to renew it by implementing the SAP HR-payroll module. First the requirements related to payroll and software acquisition were discovered using literature review. Then the present situation of the payroll in the company was explored using interviews, process mappings, and internal documentation. The features of the SAP HR software became familiar from related work duties, varied course material and some presentations. The payroll and personnel resources Systems have been tried to replace in the past, but the project was aborted as unsuccessful. Currently the personnel part of the SAP HR is being implemented throughout the company. The payroll system needs urgently to be replaced as it is based on old technology and is very person dependent. Current work time and payroll processes are tightly integrated and interrelated with corresponding software, so the implementation of new system will require changes throughout the processes, from planning the shifts to payroll reporting. As a conclusion SAP HR payroll is stated to suite the compan’s payroll and offering a range of new possibilities. The greatest potential in terms of money is offered by transparency and the ability to better Control the whole chain of processes. Before the implementation it is, however, required that a multitude of issues to be clarified: the current internal processes at a more detailed level, possible other payroll software titles, and above all the will to change current processes.