Enterprise Portal as a Knowledge Management Tool in a Global Forest Products Company

Abstract

Tietojohtaminen on osoittautunut nykypäivänä organisaatioiden yhdeksi suurimmaksi haasteeksi. Haasteena ei vain ole se tiedon määrä mitä tulisi hallita, vaan pikemminkin tiedonhallinta toimii yritykselle kilpailuetuna globaalissa yritysmaailmassa.

Tämän työn tavoitteena on tutkia yritysportaalin soveltuvuutta tiedonhallintaan globaalissa metsäteollisuusyrityksessä. Lisäksi tavoitteena on selvittää portaalin sovittamista kullekin käyttäjäryhmälle case yrityksessä.

Työn teoriaosassa on käsitelty tiedonhallinnan monimuotoisuutta ja vaikeutta kuvata sitä yksiselitteisesti. Lisäksi käyttäjäryhmien ja käyttäjäprofiilien määrittämiseen vaikuttavia seikkoja on selvitetty tässä osassa. Empiirinen osa käsittelee case-yritystä ja sen suhdetta tiedonhallintaan sekä tämän kaltaisen tiedonhallinnan työvälineen käyttöön.

Työstä saatujen tulosten perusteella voidaan todeta yritysportaalin soveltuvan hyvin tiedonhallintaan monimutkaisessakin yrityksessä. Portaali muuttaa yrityksen liiketoimintaprosesseja läpinäkyvämmiksi, kun bisneskriittistä tietoa tarjotaan yhdessä paikassa.

Management of knowledge is increasingly being recognized as one of the major challenges facing organizations today. This challenge does not only concern the volume of knowledge, which a modern organization must manage. Also the nature of knowledge is even more closely recognized as a source of competitive advantage in the global business environment.

The objective of this master’s thesis is to study the suitability of an enterprise for managing knowledge in a global forest products company. Another main question is to figure out the portal fit for each user group.

In the theoretical part of this thesis the complexity of defining knowledge and information management is described. Also the guidelines for the definition of user groups and user profiles are clarified. The empirical part deals with the case organization and its relation to knowledge and information management and the use of a knowledge management tool.

The results of the study showed the options to use enterprise portal as a knowledge management channel in a complex virtual-like organization. The idea of using portal is to make the whole business process more transparent in sharing business critical information with a single point of access.