Laatujärjestelmän rakentaminen ja laatukäsikirjan mallintaminen energiayhtiölle

Abstract

Työ on osa Kotkan Energia Oy:ssä toteutettua laatuprojektia. Työllä haettiin uutta, oikeaa suuntaa jo aiemmin käynnistetylle laadun kehitykselle. Työn tavoitteena oli rakentaa yhtiölle asiakaslähtöinen laatujärjestelmä, joka kattaa kaikki Kotkan Energian toiminnot. Lisäksi diplomityöhön kuului järjestelmän dokumentointi ja erityisesti laatukäsikirjan mallintaminen. Laatujärjestelmän pohjana käytettiin ISO DIS 9001:2000 -laatustandardiehdotusta. Uudistetun standardiluonnoksen katsottiin palvelevan vanhoja ISO-laatustan-dardeja paremmin energiayhtiön tarpeita, koska ehdotus korostaa asiakastyytyväisyyttä, prosessiajattelua ja jatkuvaa parantamista. Diplomityöprojekti jakaantui selkeästi kolmeen osaan. Ensimmäisessä vaiheessa laatujärjestelmän ja laadun kehittämisen nykytilanne kartoitettiin haastattelujen ja aiemmin laaditun laatumateriaalin avulla. Selvityksen perusteella toisessa vaiheessa tehtiin kehitysehdotuksia ja -suunnitelmia sekä käynnistettiin järjestelmän perusrakenteiden luominen ja henkilöstön koulutus. Laatujärjestelmän keskeisiä osia rakennettiin yhteistyössä koko henkilöstön kanssa. Diplomityön kolmannessa vaiheessa Kotkan Energian menettelytavat dokumentoitiin laatukäsikirjan asiakirjoiksi. Dokumentointiin sisältyivät sekä vanhat, uudistetut että suunnitellut toimintaperiaatteet. Samalla käynnistettiin myös prosessien menettelyohjeiden laatiminen. Laatuprojektin aikana kehitettiin useita uusia ja toimivia käytäntöjä sekä niihin liittyviä dokumentteja. Näiden luotujen menettelytapojen kautta on jo saatu aikaan laadun parannusta. Osana työtä luotiin Kotkan Energian prosessien kuvaustapa. Muita tärkeimpiä ideoituja ja toteutettuja uusia työkaluja laadun hallintaan ovat tiimisopimus, asiakaspalautelomake, toimittajien arviointilomake, poikkeamaraportti sekä koulutus- ja matkatietolomake. Laatujärjestelmän viimeistelyyn ja kehittämiseen liittyvät ideat jalostettiin jatkosuunnitelmiksi.

This study is a part of a quality project being carried out in Kotka Energy Ltd. The target of the study was to find a new, better line of direction for quality development started before. The aim of the study was to build a customer-oriented quality management system, which covers all functions of the company. In addition the study included documentation of the quality management system and an espe-cially modelled quality handbook. A motion of ISO DIS 9001:2000 quality control standard was used as the basis of the quality management system. The renewed draft of standard emphasizes cus-tomer satisfaction, process thinking and continuous improvement and that is why it serves Kotka Energy Ltd's needs better than the previously published ISO quality control standards. The master's thesis project was divided clearly into three different parts. In the first phase the current situation of the quality management system and development of quality was mapped out with the help of interviews and quality material. In the second phase the development proposals and plans were made based on the cur-rent situation report. The creation of the management system's basic structures and the quality training of the personnel were also started at the same time. The essential parts of the quality management system were build in co-operation with the whole staff. In the third part of the study the procedures of Kotka Energy Ltd were saved into documents of the company's quality handbook. The documenta-tion included both the old, the renewed and the designed operational principles. The composition of the codes of conduct for the business processes was started simultaneously.