Document management as a part of product lifecycle management

Abstract

Tässä työssä käsitellään maailmanlaajuisen paperi- ja sellutehtaille laitteita toimittavan yrityksen Andritz:in dokumenttien hallintaa, keskittyen lähinnä yrityksen service- liiketoiminnan ja tuotteen elinkaaren hallinnan tarpeisiin. Tarkoituksena on selvittää kuinka aikaisemmin yritykselle muihin tarkoituksiin valittu dokumenttien hallinta-järjestelmä sopii Service-liiketoiminnan tarpeisiin. Työ perustuu kirjallisuutteen sekä tekijän työn ohella sekä haastatteluin keräämään näkemykseen liiketoiminnasta tällä alalla. Työssä käsitellään yleisellä tasolla dokumenttien hallintajärjestelmiä, niiden rakennetta ja perusominaisuuksia, sekä esitellään markkinoilla olevia erityylisiä ratkaisuja. Työssä esitellään myös Andritz:in dokumenttien hallinnan nykytilaa, tuotteen elinkaaren päävaiheet, dokumenttien hallinnan merkitys niissä ja nykyisin käytössä oleva dokumenttien hallintajärjestelmä. Näiden rinnalla pyritään tuomaan esille Service- liiketoiminnan erityispiirteet ja tarpeet dokumenttien hallinnalle niiden kannalta. Työhön on sisällytetty myös käytännön esimerkki dokumenttien hallinnasta suuressa käynnissä olevassa projektissa. Projektissa käytetään dokumenttihotelli palvelua dokumenttien projektin aikaiseen hallintaan. Hotellissa olevat dokumentit tulee siirtää myös Andritzin omaan järjestelmään, tämä siirto on tehty osana työtä.

This work concentrates on the document management at a global company Andritz, manufacturer of equipment for pulp and paper industry. The issue is treated mainly from the viewpoint of the company’s service business and product lifecycle management. The work concentrates to solve how the document management system that has been earlier used for other purposes can be applied to service business needs. The work is based on the literature, writer’s experience and the interview-based outlook about the business in this field. The work introduces basics about document management systems, their structure, basic functionalities and different types of solutions for the document management in the market. The work also describes the present state of the document management at Andritz, products lifecycle main steps, document management meaning in these and present document management system at Andritz. Service business special characteristic and needs for the document management are introduced besides these. The work also includes a practical example of big ongoing projects document manage-ment. The project uses document hotel service for project time document management. These documents have to be transferred also to Andritz own system. This transfer is carried out as a part of the work.