Managing R&D Content with Web-based KM Software

Abstract

Työssä tutkittiin tehokasta tietojohtamista globaalin metsäteollisuusyrityksen tutkimus ja kehitys verkostossa. Työn tavoitteena oli rakentaa kuvaus tutkimus ja kehitys sisällön hallintaan kohdeyrityksen käyttämän tietojohtamisohjelmiston avulla. Ensin selvitettiin käsitteitä tietämys ja tietojohtaminen kirjallisuuden avulla. Selvityksen perusteella esitettiin prosessimalli, jolla tietämystä voidaan tehokkaasti hallita yrityksessä. Seuraavaksi analysoitiin tietojohtamisen asettamia vaatimuksia informaatioteknologialle ja informaatioteknologian roolia prosessimallissa.

Verkoston vaatimukset tietojohtamista kohtaan selvitettiin haastattelemalla yrityksen avainhenkilöitä. Haastatteluiden perusteella järjestelmän tuli tehokkaasti tukea virtuaalisten projektiryhmien työskentelyä, mahdollistaa tehtaiden välinen tietämyksen jakaminen ja tukea järjestelmään syötetyn sisällön hallintaa. Ensiksi järjestelmän käyttöliittymän rakenne ja salaukset muokattiin vastaamaan verkoston tarpeita. Rakenne tarjoaa työalueen työryhmille ja alueet tehtaiden väliseen tietämyksen jakamiseen. Sisällönhallintaa varten järjestelmään kehitettiin kategoria, profiloitu portaali ja valmiiksi määriteltyjä hakuja.

Kehitetty malli tehostaa projektiryhmien työskentelyä, mahdollistaa olemassa olevan tietämyksen hyväksikäytön tehdastasolla sekä helpottaa tutkimus ja kehitys aktiviteettien seurantaa.

Toimenpide-ehdotuksina esitetään järjestelmän integrointia tehtaiden operatiivisiin ohjausjärjestelmiin ja ohjelmiston käyttöönottoa tehdastason projektinhallinta työkaluksi.Ehdotusten tavoitteena on varmistaa sekä tehokas tietämyksen jakaminen tehtaiden välillä että tehokas tietojohtaminen tehdastasolla.

The thesis explored effective knowledge management in the research and development network of a global forest industry enterprise. The objective of the thesis was to create a concept for managing research and development content with knowledge management software that is used in the case company. First the concepts of knowledge and knowledge management were studied from literature. Based on the literature survey a process model for effective knowledge management was presented. Next the specific demands that knowledge management sets for information technology were specified and the role of information technology in the process model was analyzed.

The specific business needs for the concept were identified based on interviews with the key employees of the case network. The system needed to effectively support the work of virtual project teams, enable knowledge sharing between mills, and to enable effective content management. First the structure of the user interface and permissions were set to match the needs of the case network. The structure provides a working environment for the project teams, and areas for the mills to share knowledge. In order to support content management a category, portal profile and predefined searches were developed.

The created concept makes the work of the virtual project teams more effective, enables usage of existing knowledge on the mill level, and eases the follow-up of the activities in the area.

The study recommends integrating the system to the mills’ operative steering systems and deploying the system as project management software on mill level. The objectives of the recommendations are to ascertain the effective knowledge sharing between mills, as well as effective knowledge management on the mill level.