Liiketoimintaprosessien uudelleenrakentaminen PK-yrityksessä

Abstract

Tutkimuksen päätavoite on kehittää pintakäsittelylaitteita valmistavan PK-yrityksen liiketoimintaedellytyksiä suunnittelemalla sille uusi toimintamalli. Sysäyksen kehitysprojektille antoi liiketoiminnan kasvusta johtunut kontrollin pettäminen, mikä aiheutti kannattavuuden kääntymisen negatiiviseksi. Työn keskeisen viitekehyksen muodostavat kolme tekijää; kehitysmenetelmänä liiketoimintaprosessien uudelleenrakentaminen, yritysmuotona projektiliiketoiminta sekä uuden toimintamallin painopisteenä tuotannon ja asennuksen ulkoistaminen. Käytössä olevia liiketoimintaprosesseja analysoitaessa pystyttiin tunnistamaan useita ongelmakohtia yrityksen toiminnassa, joiden pohjalta määriteltiin parannustarpeet ja vaatimukset uusille prosesseille. Yrityksessä oli selkeänä ongelmana yleinen järjestelmällisyyden puute, mikä näkyi määrittelemättöminä liiketoimintaprosesseina ja tästä johtuvina ongelmina yrityksen lähes kaikissa toiminnoissa. Tekninen osaaminen on yrityksessä hyvää, mutta liikkeenjohdollinen puoli kaipaisi kehittämistä. Tyypillisiä ongelmia olivat vaikeasti ennustettavat tuotantoajat ja niistä johtuneet myöhästymiset toimituksissa, valmistusvirheet sekä tuotannon ja asennuksen tehottomuus. Omat vaatimuksensa uusille prosesseille asetti myös siirtyminen ulkoistettuun valmistukseen ja asennukseen. Uusien prosessien myötä keskeisimmät muutokset olivat panostaminen pitkän tähtäimen suunnitteluun, asiakastiedon hallinnan parantaminen, panostaminen alihankkijaverkoston johtamiseen, organisaation sisäisen viestinnän parantaminen ja siirtyminen etätyön mahdollistavaan ”virtuaalitoimistoon”.

The main goal of this research was to improve the business capabilities of the company in question, manufacturing and selling surface treatment machinery, by designing new business processes. The main reason for this project was the negative profitability of the company, caused by fast growth which led to diminishing effectiveness. The first priority of the new processes is to make the company again profitable in a situation where both manufacturing and installation are being outsourced. This research is best described by three different aspects; business project reengineering as the method of the development project, project business as business model and outsourcing of manufacturing and installation as a strategic choice to be implemented. While analyzing the old business processes, many problem sources were identified. Using these findings and keeping in mind the outsourcing decision, requirements for the new processes were developed. A culture of bad organizing was discovered which could be seen in unanalyzed business processes leading to problems in almost every function of the company. Technological know-how is fairly good, but the business side needs improvements. Typical problems were unpredictable production times, delays in project deliveries, poor quality and ineffective manufacturing and installation. Also the decision to outsource manufacturing and installation set certain demands for the new processes. Most significant changes brought by the new processes were emphasizing long term planning, improving Customer Relationship management, emphasizing the importance of managing outsourcing partner network, improving intra-organizational communication and building “virtual office” which makes remote work possible.