Tietojärjestelmien dokumentointi

Abstract

Yritystoiminnassa pätee nykyisin samat periaatteet kuin ennenkin. Ne yritykset, jotka pystyvät saamaan parhaan hyödyn irti resursseistaan ja kehittymään nopeimmin, pärjäävät parhaiten nykyajan nopeasti muuttuvissa olosuhteissa. Yritykset etsivät kuitenkin koko ajan uusia tapoja toimia tehokkaammin. 1990-luvulta lähtien on korostunut yritysten kilpaileminen tiedolla. Yritysten avuksi on luotu useita erilaisia tietojärjestelmiä asiakkuuksien, tuotteiden, raaka-aineiden, kuljetusten, prosessien, henkilöstön ym. hallintaan. Ikävä kyllä muutokset tietojärjestelmissä ovat usein niin nopeita, ettei kaikkia järjestelmiä ehditä kunnolla dokumentoida. Siitä johtuen tietojärjestelmien hallintaan jää suuria mustia aukkoja. Kun tietojärjestelmiä ei kyetä täysin hyödyntämään, yrityksen toimintatehokkuus heikkenee.

Tässä työssä kerrotaan kuinka UPM-Kymmenen Voikkaan paperitehtaalla pyrittiin dokumentoimaan tehtaan olennaisimmat tietojärjestelmät. Mitä kaikkea piti ottaa huomioon dokumentointia suunniteltaessa? Miksi päädyttiin valittuun dokumenttienhallintaratkaisuun? Kerrotaan tarkoitusta varten innovoidusta Lotus Notes -sovelluksesta, jonka avulla voidaan keskitetysti hallita tehtaan tietojärjestelmädokumentteja.

Kun dokumentoidaan tietojärjestelmät huolellisesti, it-osaston tehokas, järjestelmällinen ja luotettava toiminta varmistetaan kaikenlaisissa tilanteissa. Näin voidaan olla varmoja, että yrityksen liiketoiminnalle ei aiheudu haittaa tietohallinnon nopeasti muuttuvissa olosuhteissa.

The same business-principles are valid today as well as before. Those companies that get the best benefit out from their resources and are able to develop fastest are doing well in today's turbulent circumstances. Companies are all the time searching for new means to operate more effectively. Since the 1990's, the emphasis in the competition between companies has been on information. Many kinds of information systems have been developed to help companies to manage for example their customerships, products, raw materials, transportation, processes and human resources. Unfortunately, changes in information systems have usually been so rapid that systems documentation has been ignored. Therefore information systems management contains big black holes. When the company is not able to benefit from its information systems in full, the company’s efficiency to operate will decline. This work describes how information systems in UPM Kymmene Voikkaa paper mill were intended to be documented. What should have been taken into account when designing the documentation? Why was the chosen document management solution selected? This work also describes the Lotus Notes application innovated to help IT personnel to manage the information systems documents in the mill. By documenting information systems carefully, IT department's efficient, systematic and reliable operation is assured in every situation. In this way we can be sure that changes in information systems are not causing any harm to the business of the company.