Projektisalkkunäkymät teknologiaohjelman päätöksenteon tukena

Abstract

Tämän diplomityön tavoitteena on kuvata Teknologian kehittämiskeskuksen (Tekes) teknologiaohjelmien päätöksentekoa sekä kehittää teknologiaohjelman päätöksentekoa tukevia tiedon esittämistapoja eli projektisalkkunäkymiä. Työssä käytettiin laadullista tutkimusotetta. Työn toteuttamisessa noudatettiin osallistuvan havainnoinnin toiminta-tutkimuksen periaatteita. Siinä tutkija itse osallistuu havaitun tutkimusongelman ratkaisuun yhdessä tutkimuskohteensa kanssa. Tämän työn empiirinen aineisto kerättiin vuoden 2002 ja 2003 aikana toteutetun teknologiaohjelman ohjaustyökalun pilotointiprojektin yhteydessä. Pilotointiprojektin aikana tehdyt havainnot ja kehittämistyön kuvaus ja tulokset on koottu työn empiriassa esiteltyihin analyyseihin, johtopäätöksiin sekä jatkotoimenpide-ehdotuksiin. Työn tutkimustuloksina voidaan esittää, että teknologiaohjelman päätöksenteko perustuu ohjelman nykytilaan, tulevaisuuteen, projektien hyödyntämispotentiaaliin, haastavuuteen sekä verkottumiseen liittyvien tietojen tarkasteluun. Päätöksenteko jakaantuu ohjelmaorganisaation edustajien johtoryhmän, ohjelmapäällikön ja teknologia-asiantuntijan kesken. Heillä on päätöksentekoon, kommentointiin, esittelyyn sekä tiedoksisaantiin liittyviä rooleja. Nykyisin teknologiaohjelmien päätöksentekokäytännöt vaihtelevat ohjelmittain hyvinkin paljon. Päätöksentekoon kaivataan systematiikkaa sekä objektiivisuutta. Pilotointiprojektissa saatujen kokemusten perusteella visualisoidut projektisalkkunäkymät antavat teknologiaohjelmien päätöksenteolle kaivattua tukea. Salkkunäkymien avulla voidaan tarkastella ohjelman nykytilaa, tulevaisuutta, verkottumista, riskejä sekä tuotto-odotuksia. Salkkunäkymien tuottamisen helpottamiseksi tulisi edelleen kehittää projektikohtaisen tiedon keräämistapoja sekä projektisalkun hallinta-prosesseja.

The objective of this master’s thesis is to describe technology programmes decision making process at the Finnish National Technology Agency (Tekes) and develop project portfolio views to support decision making. This master’s thesis is implemented by using qualitative research method. The research follows the principles of action research, where an observer takes part to reach the research aims together with target group. The empirical research material was collected during the years 2002 and 2003 when Tekes carried out pilot project called Decision Support Tool of Technology Program. The findings and experiences of the pilot have been collected together and presented in this thesis. These findings and results have been compared to findings in the literature. According to the results of the thesis the decision making processes in technology programmes of Tekes consists of considering the information of programmes presents and future state, projects challenging and exploitation potential and networking. The decision making consists of three different kinds of actors: the steering group, the co-ordinator and responsible person at Tekes. Their roles relate to decision making, making comments, introducing the projects to the steering group and receiving information. The present decision making culture varies significantly between technology programmes. It requires more systematic and objectivity to decision making in technology programmes. Based on the accumulated experiences and findings we can sum up that visualised project portfolio views give a needed support for decision making. The technology programmes can observe their present and future state, networking and risks by portfolio views. In order for having better portfolio views, there is an absolute necessity to improve data collection practices and processes.