Toimintajärjestelmien harmonisointi kansainvälisessä rakennustuotealan yrityksessä

Abstract

Tämän diplomityön tavoitteena on määritellä ja antaa suuntaviivat yhtenäisen, harmonisoidun toimintajärjestelmän luomiseksi kansainvälisessä rakennustuotealan yrityksessä. Toimintajärjestelmä tarkoittaa tässä työssä laatujärjestelmän ISO 9001 sekä ympäristöjärjestelmän ISO 14001 muodostamaa kokonaisuutta. Lähtökohtaisesti yrityksessä on useita hajautettuja toimintajärjestelmiä. Tarkoituksena on antaa kehitysehdotus yhtenäisen kokonaisratkaisun toteuttamisesta järkevässä mittakaavassa.

Työssä tutkitaan, millainen toimintajärjestelmä soveltuisi parhaiten yrityksen toimintaan tällä hetkellä ja lähitulevaisuudessa. Tutkimus on tehty sisäisen ja ulkoisen esikuva-analyysin sekä yrityksen sisällä luotujen toimintajärjestelmävaihtoehtojen avulla. Sisäinen esikuva-analyysi toteutettiin yhteistyössä kahden sisäisen yksikön kanssa. Ulkoisessa esikuva-analyysissä oli mukana neljä ulkoista yhteistyökumppania. Yrityksen sisällä luodut toimintajärjestelmävaihtoehdot käsittelevät erilaisia sertifiointiratkaisuja ja vaihtoehtoja arvioidaan SWOT-analyysillä yhdessä ulkoisesta esikuva-analyysistä saatujen tuloksien avulla. Työssä otetaan lisäksi kantaa toimintajärjestelmän dokumenttien hallintaan ja toimintajärjestelmän kehittämiseen.

Työn tulosten perusteella voidaan nähdä, että toimintajärjestelmän sertifiointi tulevaisuudessa tapahtuisi parhaiten liiketoimintaryhmittäin. Toimintajärjestelmän sähköistä dokumenttien hallintaa tulisi tehostaa ja toimintajärjestelmästä tulisi olla liityntäpinta yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään. Toimintajärjestelmän dokumenttien siirrettävyys eri organisaatiotasoille tehostuu yhtenäisen sähköisen järjestelmän myötä ja yrityksen virallisen kielen käyttämistä voitaisiin laajentaa toimintajärjestelmädokumentaatiossa. Järjestelmän rakenteellinen kehittäminen toteutettaisiin kehittämistoimenpiteinä organisaatiossa alhaalta ylöspäin, konsernitason ohjeistus huomioiden.

The purpose of this study is to define and give guidelines for creating a harmonized integrated management system in a company in international construction business trade. Integral parts in the management system are ISO 9001 Quality Management and ISO 14001 Environmental Management Standards. Currently there are several decentralized integrated management systems in the company. The aim of this study is to make a proposal for the implementation of a harmonious solution on a full scale.

It is examined in this study which integrated management system would be the best choice for the company now and in the near future. The research method is benchmarking, and both internal and external benchmarking have been used. Also internal integrated management system models with certification solutions were studied. The internal benchmarking was made in co-operation with two internal units. The external benchmarking was made in co-operation with four companies. The internal integrated management system models were estimated using a SWOT analysis with the results of the external benchmarking. Documentation management and development of the integrated management system were also dealt with in this study.

On the basis of the results it can be seen that the certification of the integrated management system should be done on the business division level in the future. Electronic documentation management should be made more effective which would help the mobility of documentation between different organization levels. The use of one official language in the documentation could be expanded. The integrated management system and the enterprise resource planning system should have a connection to each other. A bottom-up-technique could be used in the structural development of the integrated management system. In that technique the improvement is made from the production level to upper organization levels taking the politics and instructions of the corporate level into account.